Întrebări frecvente despre software-ul de administrare imobiliară

Administrează clădiri de la un capăt la altul. Înregistrați portofoliul — grup de proprietăți, proprietate, unitate imobiliară, încăperi și spații comune, cu date cadastrale și de carte funciară — atașați clienți și contracte, preluați indecșii contoarelor, repartizați costurile cu utilitățile către ocupanți și transmiteți facturile rezultate către platforma dumneavoastră de facturare și în contabilitate. Este un software administrativ care rulează în browser, cu izolare pe cont.

Nu. Nu există flux de lead-uri, nu există generator de prezentări de proprietate și nu există distribuție de anunțuri. Produsul începe acolo unde se încheie închirierea: contractul semnat, unitatea la care se referă, contoarele care o deservesc și factura care urmează. Dacă aveți nevoie să promovați spațiile libere, păstrați instrumentul pe care îl folosiți și lucrați cu acesta pentru administrare.

Administrarea portofoliului este nucleul și este inclusă întotdeauna. Rentals & Contracts, Utility Billing / Cost Reallocation, Accounting & Invoicing Integration și Investment & Business Analyses sunt module opționale, fiecare tarifat lunar la prețul publicat. Facility Management — registrul de echipamente tehnice, legăturile între echipamente și partenerii de service — este un modul separat și cea mai nouă zonă; se ofertează individual, în loc să fie listat, așa că întrebați-ne despre el.

Astăzi, niciuna. Interfața este un software administrativ în browser, iar indecșii contoarelor se introduc prin ecrane de citire în lot, gândite pentru parcurgerea clădirii contor cu contor, nu printr-o aplicație de telefon. Integrările funcționează spre exterior: Factureaza.ro pentru facturare și Hamor pentru contabilitate, cu un strat de integrare construit să primească și alți conectori.

Înregistrați factura furnizorului pentru o perioadă, iar pozițiile de refacturare grupează costul pe tip de utilitate și pe mod de refacturare. O formulă configurabilă decide apoi împărțirea: pe metru pătrat, pe persoană, pe unitate imobiliară, pe cotă de consum contorizat sau printr-o expresie personalizată, evaluată de motorul de formule integrat. Contoarele divizionare și tarifele fixe necontorizate se tratează în același proces.

Da. Cheia se stabilește pentru fiecare poziție de refacturare, așa că încălzirea poate urma cota de consum, colectarea deșeurilor numărul de persoane, iar asigurarea clădirii suprafața. Pozițiile de consum necontorizat acoperă tarifele fixe și componentele forfetare în spatele cărora nu există niciun contor. Formulele sunt configurare, nu cod, deci o cheie poate fi revizuită de la o perioadă la alta.

Motorul de formule poate exprima o împărțire 70/30 între consum și suprafață, alături de cheile pe unitate, pe persoană și pe metru pătrat. Ceea ce nu susținem este o certificare legală pentru vreo reglementare națională privind decontul de cheltuieli. Software-ul vă oferă mecanica repartizării, citirile din spatele ei și jurnalul de audit; verificarea juridică a decontului dumneavoastră rămâne la dumneavoastră sau la consultantul dumneavoastră.

Un singur document de la un furnizor, care acoperă mai multe utilități sau mai multe perioade deodată — un neajuns frecvent în practică. Sistemul îl înregistrează ca factură furnizor compusă și vă permite să îl descompuneți în părțile care revin fiecărei utilități și fiecărei perioade înainte ca ceva să fie repartizat, astfel încât fiecare cifră regularizată se întoarce la documentul original.

Da. Fiecare client primește o fișă de decont în PDF, sub marca dumneavoastră, care arată costul furnizorului, cheia de repartizare, valoarea de bază folosită și cota rezultată. Facturile pot fi previzualizate înainte ca ceva să fie emis, apoi se emit în lot. Logoul, paleta de culori și dimensiunile de font ale documentelor generate se stabilesc pentru fiecare cont.

Migrarea se face împreună cu noi, ca parte a pachetului de implementare sau a orelor de consultanță, nu printr-un asistent de import în autoservire. Ne trimiteți ce aveți deja — foi de calcul, un export din instrumentul actual, o situație a chiriilor — și stabilim împreună corespondența cu ierarhia grup de proprietăți, proprietate, unitate imobiliară și încăpere înainte de a încărca ceva.

Contractele se exportă în CSV din lista de contracte. Fișele de decont și facturile se generează ca PDF și se păstrează atașate înregistrării de care aparțin, iar documentele pe care le încărcați rămân disponibile pentru descărcare. Pentru extragerea completă a unui Workspace — la încheierea unei colaborări Private Cloud, de exemplu — scrieți-ne și stabilim împreună formatul.

Documentele se atașează entității pe care o descriu: un extras cadastral pe teren, un contract semnat pe contract, un raport de mentenanță pe echipamentul tehnic. Stocarea se face pe S3 și se scade din limita inclusă în plan, fiecare plan având propria cantitate. Spațiul folosit peste această limită se tarifează pe gigabyte pe lună, la prețul publicat.

Standard și Extended sunt amândouă abonamente lunare fixe, iar fiecare vine cu propria limită inclusă de utilizatori, proprietăți, unități imobiliare, încăperi sau spații comune și spațiu de stocare documente. Ambele prețuri și ambele seturi de limite sunt publicate pe pagina de prețuri și se repetă în cardurile de planuri mai jos, pe această pagină. Toate prețurile sunt fără TVA.

Nu treceți pe un nivel disponibil doar prin ofertă. Peste Extended, volumul suplimentar se măsoară după ceea ce administrați efectiv — proprietăți, unități imobiliare, încăperi și spații comune, precum și gigabyte stocați — la tarifele unitare publicate. Modulele opționale rămân la prețul lor lunar fix, indiferent de dimensiunea portofoliului.

Planurile publicate sunt Standard, Extended și Private Cloud, iar între ele nu există o variantă gratuită. Dacă doriți să vedeți sistemul pe date de felul celor cu care lucrați, înainte de a vă angaja, scrieți-ne prin pagina de contact, descriind portofoliul, iar noi organizăm o prezentare, în loc să vă lăsăm să ghiciți din capturi de ecran.

O singură taxă unică, publicată, acoperă configurarea contului, patru ore de instruire a personalului la sediul dumneavoastră, deplasarea dus-întors și până la cinci consultații telefonice plus zece schimburi de e-mailuri în primele șase săptămâni. După această perioadă, suportul, consultanța și instruirea se tarifează la tariful orar publicat, în limita posibilităților.

Public Cloud este infrastructură partajată, găzduită în UE. Private Cloud este o implementare dedicată, cu un singur client, într-un centru de date securizat din UE, cu resurse dedicate, infrastructură de backup și de preluare la eroare, disponibilitate ridicată, monitorizare 24/7 și copii de siguranță ale bazei de date și ale spațiului de stocare oglindite la sediul sau la biroul dumneavoastră. Pagina de securitate descrie mai în detaliu separarea între clienți și rolurile.

Pentru că un Workspace ID izolează datele fiecărui client. Autentificarea cere Workspace ID-ul, o adresă de e-mail și o parolă, iar datele de acces sunt valabile numai în interiorul propriului Workspace. Doi clienți pot folosi astfel același domeniu de e-mail fără coliziune, iar o parolă corectă, singură, nu poate ajunge la înregistrările altui client.

Rolurile sunt administrator de cont, supervizor și doar citire, plus un rol de suport. Fiecare înregistrare aparține exact unui cont și este limitată la acesta, iar mai multe entități juridice pot fi ținute separat în același cont, astfel încât contractele stau sub societatea proprietară căreia îi aparțin cu adevărat. Înregistrările poartă și comentarii de audit.

Accesul pentru suport folosește comutarea de utilizator supravegheată, iar fiecare comutare se scrie într-un jurnal de audit, așa că o sesiune deschisă în numele dumneavoastră rămâne vizibilă ulterior, în loc să fie invizibilă. E-mailurile către chiriași pot pleca prin propriul dumneavoastră server SMTP, astfel încât corespondența iese de pe domeniul dumneavoastră, nu de pe al nostru. Condițiile de prelucrare se află în politica de confidențialitate.

O singură proprietate cu câteva unități se poate înregistra într-o după-amiază. Un prim obiectiv realist pentru un portofoliu întreg este pachetul de implementare: configurarea contului, patru ore de instruire la sediu și prima încărcare de date. Refacturarea utilităților începe de obicei cu o clădire și o utilitate, apoi se extinde după ce o perioadă a fost regularizată curat.

După perioada de implementare, suportul, consultanța și instruirea se tarifează la tariful orar publicat, în limita posibilităților. Contractele Private Cloud includ un SLA cu intervenție în maximum patru ore în programul de lucru și douăzeci și patru de ore în afara lui. Ajungeți la suport prin pagina de contact sau pe e-mail, menționând Workspace ID-ul dumneavoastră.

Engleză, germană și română, ceea ce corespunde zonelor în care se folosește produsul în principal: Germania, Austria, România și restul UE. Documentele generate, precum fișele de decont, poartă identitatea vizuală a contului dumneavoastră — logo, paletă de culori și dimensiuni de font — iar white labelling este disponibil pe Private Cloud.

Da. Private Cloud este o implementare dedicată, dimensionată pentru o organizație întreagă, cu transfer de date nelimitat, control acces și gestiune a utilizatorilor configurabile, copii de siguranță periodice și recuperare în caz de dezastru, disponibilitate ridicată, monitorizare 24/7, un SLA și white labelling. Se facturează ca un singur abonament lunar, la prețul publicat, și este soluția pentru organizațiile care nu pot folosi infrastructură partajată.