Modulul de gestiune a utilităților
Software de refacturare utilități și repartizare a costurilor care arată cum rezultă fiecare cifră
Citiți contoarele, înregistrați factura furnizorului, alegeți cheia de repartizare, previzualizați rezultatul, emiteți în lot. Fiecare cifră din decontul unui chiriaș poate fi urmărită înapoi până la documentul din care provine.
- Contoare și contoare divizionare pentru energie electrică, apă, apă caldă, gaz, încălzire, canalizare și internet
- Introducerea citirilor în lot, gândită pentru parcurgerea clădirii contor cu contor
- Repartizare pe suprafață, pe persoană, pe unitate, pe cotă de consum sau printr-o formulă personalizată
- Fișă de decont în PDF pentru fiecare client, care arată cum a rezultat fiecare cifră
Lanțul complet
De la contractul de furnizare până la contorul care măsoară consumul
Refacturarea rezistă doar dacă partea de furnizare este modelată corect. Furnizorul, contractul, lista de prețuri, locul de consum și contorul sunt înregistrări separate, pentru că în practică se modifică la date diferite.
Furnizori și contracte de furnizare
Fiecare furnizor de utilități de la care cumpărați și contractele de furnizare încheiate cu el. Contractul conține tipul de utilitate, perioada și condițiile din care citește restul modulului.
Liste de prețuri pentru utilități
Tarifele unitare și componentele fixe sunt păstrate la nivelul contractului de furnizare, astfel încât consumul este evaluat după lista de prețuri care aparține acelui contract și acelei perioade, nu după un tarif global unic.
Locuri de consum
Punctul în care ajunge furnizarea: o clădire, o casă a scării, un branșament din curte. Locurile de consum stau între contractul de furnizare și contoare și sunt cele la care se referă formulele de repartizare.
Contoare și contoare divizionare
Contoare principale și contoare divizionare, cu ierarhia dintre ele înregistrată. Fiecare contor se atașează entității pe care o deservește — proprietate, unitate imobiliară sau spațiu comun — în m³, litri, kWh sau MWh.
Citiri de contor
Citirile sunt păstrate ca o serie cu date calendaristice și marcate ca citite, estimate sau interpolate liniar. Consumul dintre oricare două date poate fi recalculat atunci când se mută limita unei perioade.
Facturi furnizor
Citirile de contor ale furnizorului și facturile furnizor, inclusiv documentele compuse care acoperă mai multe utilități sau perioade deodată și care trebuie separate înainte de a se putea repartiza ceva.
Ciclul
Cum decurge o perioadă de refacturare, de la ziua citirii până la factura emisă
Aceeași succesiune funcționează atât pentru un transfer direct lunar, cât și pentru un decont anual de cheltuieli. Se schimbă doar lungimea perioadei și numărul de documente.
-
Faceți citirile
Parcurgeți clădirea și introduceți valorile în ecranul de citire în lot, contor după contor, în ordinea în care sunt montate. Valorile estimate și cele interpolate sunt marcate ca atare.
-
Înregistrați documentele furnizorului
Înregistrați citirile de contor ale furnizorului și factura furnizor. Dacă un singur document acoperă mai multe utilități sau perioade, înregistrați-l ca factură compusă și împărțiți-l în componentele sale.
-
Generați pozițiile de refacturare
Pozițiile se grupează după tipul de utilitate și modul de refacturare — transfer direct în timp real sau regularizare periodică raportată la o perioadă de decontare — astfel încât încălzirea, apa și energia electrică nu se amestecă niciodată.
-
Stabiliți repartizarea
Alegeți cheia de repartizare pentru fiecare poziție sau scrieți o formulă peste locurile de consum implicate. Formula este analizată și verificată la salvare, nu la emiterea facturii.
-
Previzualizați înainte de emitere
Panoul de refacturare arată pozițiile perioadei și o previzualizare a facturii pentru fiecare client. Verificați că sumele repartizate se adună la loc în documentul furnizorului înainte ca ceva să iasă din sistem.
-
Emiteți în lot
Selectați pozițiile și emiteți. Facturile se creează pentru toată perioada deodată, sub entitatea juridică potrivită, și sunt transmise platformei de facturare conectate.
Măsurare
Software de contorizare divizionară construit în jurul turului de citire
Clădirile nu se citesc de la birou. Cineva deschide o nișă de contoare, notează un număr și trece la coloana următoare. Ecranul de citire în lot este făcut exact pentru asta: contoarele dintr-un loc de consum, câte un câmp pentru fiecare, în ordinea în care le parcurgeți.
Contoarele divizionare sunt subordonate contoarelor principale, iar această relație este înregistrată. Diferența dintre ce a măsurat furnizorul la contorul principal și ce acoperă contoarele divizionare rămâne vizibilă, în loc să fie absorbită tacit — consumul spațiilor comune se află de regulă exact în acea diferență.
Citirile sunt de tip citit, estimat sau interpolat liniar, iar o estimare rămâne etichetată ca estimare până pe fișa de decont a chiriașului. Contoarele de energie electrică pot înregistra și energia reactivă inductivă și capacitivă, alături de consumul activ folosit la repartizare.
Partea furnizorului
Facturi furnizor compuse și tarife fixe
Furnizorii trimit rareori câte un document curat pentru fiecare utilitate și fiecare perioadă. O singură factură poate acoperi gazul și energia electrică, sau două luni, sau o corecție pentru o perioadă deja decontată. Pentru asta există facturile furnizor compuse: înregistrați documentul așa cum a sosit, apoi împărțiți-l în părțile care pot fi repartizate.
Nu orice cost are un contor în spate. Tarifele fixe, chiria contorului, tarifele de rețea și componentele forfetare se înregistrează ca poziții de consum necontorizat și se repartizează după cheia lor proprie — de obicei pe unitate sau pe metru pătrat — în timp ce componenta de consum urmează citirile.
Separarea celor două este ceea ce face ca regularizarea cheltuielilor să poată fi susținută. Chiriașul vede o valoare de consum provenită dintr-un contor și un tarif fix provenit dintr-o linie de factură, nu o singură cifră amestecată, pe care nimeni nu o mai poate descompune.
Chei de repartizare
Alegerea cheii de repartizare pentru fiecare cost
O cheie de repartizare este o formulă evaluată de un motor de calcul peste locurile de consum din poziție. Cheile uzuale se configurează direct; orice situație neobișnuită se scrie explicit.
| Cheie de repartizare | La ce se împarte | Utilizare tipică |
|---|---|---|
| Pe metru pătrat | Suprafața înregistrată a unității raportată la suprafața repartizabilă totală | Încălzire, asigurarea clădirii, cheltuieli comune generale |
| Pe persoană | Numărul de persoane atașat unității | Apă, apă caldă, salubritate și canalizare |
| Pe unitate | Cotă egală între unitățile deservite de locul de consum | Tarife fixe, chirie contor, iluminatul casei scării |
| Pe cotă de consum | Indexul contorului divizionar al unității raportat la consumul total măsurat | Energie electrică, apă și căldură contorizate individual |
| Formulă personalizată | Operații aritmetice peste oricare dintre locurile de consum din poziție, plus coeficienți ficși | Chei mixte, transfer direct parțial, împărțiri negociate pentru un singur chiriaș comercial |
Suprafețele se însumează automat de la încăperi la unități imobiliare și mai departe la proprietăți, așa că o cheie bazată pe suprafață folosește aceleași valori ca restul evidenței portofoliului, nu o foaie de calcul separată.
Exemplu de calcul
Costul de încălzire al unei clădiri, de la factura furnizorului la linia din factura chiriașului
O clădire mixtă (rezidențial și comercial): șase apartamente și un spațiu comercial la parter, o singură furnizare de gaz, un contor principal de căldură și un contor divizionar pe spațiul comercial. Urmăriți costul unui singur chiriaș de-a lungul perioadei.
Factura furnizorului sosește pentru perioada de încălzire și se separă în două părți — o componentă de consum care urmează contoarele și un tarif fix pentru branșament și chiria contorului.
Contorul principal stabilește tariful unitar. Indexul citit de furnizor arată 120.000 kWh consumați la locul de consum al clădirii în perioada respectivă, iar componenta de consum împărțită la această cantitate dă costul pe kWh pentru perioada curentă, rezultat din documente, nu preluat din anul trecut.
Unitatea cu contor divizionar se scade prima. Spațiul comercial are propriul contor divizionar de căldură, cu 18.000 kWh, evaluați la tariful perioadei și repartizați direct acelui chiriaș, după cheia pe cotă de consum. Rămân 102.000 kWh de împărțit între apartamente.
Restul se repartizează pe suprafață. Cele șase apartamente însumează 600 m² de suprafață încălzită, așa că un apartament de 72 m² preia 12% din ce a rămas — 12.240 kWh — evaluați la același tarif al perioadei.
Tariful fix urmează cheia lui proprie. Este înregistrat ca poziție de consum necontorizat și împărțit pe unitate între toate cele șapte unități deservite de branșament, inclusiv apartamentul din acest exemplu.
Linia din factura chiriașului este suma celor două: cota pe suprafață din costul de consum plus cota pe unitate din tariful fix. Fișa de decont arată fiecare pas de mai sus, astfel încât chiriașul poate verifica singur calculul, fără să vă ceară factura furnizorului.
Cifrele sunt orientative și descriu modul în care se desfășoară calculul. Nu reprezintă rezultatul unui client și nu constituie o ofertă de preț.
Înainte de a pleca la clienți
Verificările care se fac între calcul și emitere
Erorile de refacturare sunt costisitoare pentru că ajung în scris, în același timp, la toți chiriașii din clădire. Panoul de refacturare există tocmai pentru a le prinde cu un pas mai devreme.
- Panou de refacturare — toate pozițiile perioadei într-un singur loc, grupate după tipul de utilitate și modul de refacturare, cu pozițiile deschise separate clar de cele deja procesate
- Previzualizare factură pentru fiecare client — vedeți factura pe care ar primi-o fiecare client, cu liniile de consum, înainte de a se crea vreun document — nivelul de detaliu al consumului afișat pe factură este configurabil
- Validarea formulelor — formulele de repartizare sunt analizate la salvare, așa că o referință care nu poate fi rezolvată sau o împărțire la zero este semnalată ca eroare de validare pe poziție, în loc să fie descoperită în timpul emiterii
- Rapoarte de consum — rapoarte de consum și evoluția citirilor pentru fiecare loc de consum și fiecare contor, unde o conductă cu pierderi sau un contor divizionar montat greșit apare ca un salt brusc înainte ca un chiriaș să reclame
Documentul care rămâne la chiriaș
Fișa de decont: un decont de cheltuieli care se explică singur
Fiecărui client i se poate emite o fișă de decont în PDF, personalizată cu logoul, culorile și corpurile de literă ale companiei dumneavoastră. Nu este un rezumat. Arată cum s-a ajuns la rezultat: documentul furnizorului și perioada, costul total, cheia de repartizare aplicată, indecșii de contor folosiți și calculul din spatele cifrei de pe factură.
Aceasta este diferența dintre un decont de cheltuieli care se plătește și unul care generează o lună de corespondență. Chiriașul poate urmări traseul de la propriul contor până la propria sumă de plată.
Fișa este generată din aceleași înregistrări din care a fost emisă factura, astfel încât cele două nu se pot depărta una de alta. Acolo unde o perioadă a fost estimată sau interpolată, fișa o spune.
Nu este un instrument izolat
Ce citește refacturarea din restul sistemului
Modulul de utilități merită folosit tocmai pentru că se sprijină pe aceleași înregistrări ca tot restul. Nimic nu se introduce a doua oară, iar suprafețele, contractele și entitățile juridice pe care le folosește sunt cele deja existente în evidență.
Portofoliu și suprafețe
Contoarele se atașează proprietăților, unităților imobiliare și spațiilor comune din modulul de administrare a portofoliului, iar cheile bazate pe suprafață folosesc suprafețele care se însumează automat pornind de la încăperi.
Contracte și clienți
Cine este facturat, pentru care unitate și pentru ce interval rezultă din modulul de contracte de închiriere, inclusiv contractele de comodat și acordurile de reziliere anticipată care schimbă o perioadă de facturare în cursul acesteia.
Facturare și contabilitate
Facturile de refacturare emise ajung în integrările financiare și contabile, inclusiv Factureaza.ro cu TVA la încasare și conectorul contabil Hamor prin GraphQL.
Raportare
Evoluția consumului și a citirilor de contor se alătură evoluției veniturilor în rapoarte și analize, grupate pe grup de proprietăți, pe entitate juridică sau pe ambele.
Cine derulează acest ciclu
Unde refacturarea utilităților reprezintă cea mai mare parte a muncii
Modulul este folosit cel mai intens de cei care facturează utilități ca activitate de bază și de administratorii care închid aceeași perioadă în multe clădiri deodată.
Firme de facturare a utilităților
Pentru companiile al căror serviciu principal este refacturarea utilităților către ocupanți: facturi furnizor compuse, citiri de contor în lot, formule de repartizare personalizate și o previzualizare înainte de a se emite ceva.
Administratori de imobile
Publicul care derulează cel mai probabil acest ciclu în multe clădiri deodată, sub mai multe entități juridice, cu un decont personalizat pentru fiecare client.
Facility management
Instalațiile de încălzire, pompele de căldură și sistemele fotovoltaice sunt înregistrate ca echipamente tehnice, lângă contoarele care le măsoară.
Prețuri
Cât costă modulul
Facturare utilități și repartizare costuri este un modul opțional, adăugat peste un plan de bază Standard sau Extended. Fiecare modul are un tarif lunar fix, la valoarea publicată.
Închirieri și contracte
Contracte de închiriere, contracte de comodat, chiriași și memento-uri pentru termene.
Facturare utilități și repartizare costuri
Contoare, facturi furnizor, chei de repartizare și facturi de refacturare.
Integrare contabilitate și facturare
Emiteți documente pe platforma de facturare și înregistrați-le în contabilitate.
Analize de investiții și de afaceri
Evoluția veniturilor, analiza consumului și calcule de investiții.
Facility Management
Registru de echipamente tehnice, legături între echipamente și parteneri de service.
Toate prețurile sunt fără TVA. Limitele planurilor, tarifele de depășire pentru portofolii mai mari și un calculator de costuri se află pe pagina de prețuri.
Întrebări
Ce se întreabă atunci când este evaluat acest modul
Este un software de repartizare a costurilor de încălzire sau de facturare generală a utilităților?
Ambele. Încălzirea este unul dintre cele opt tipuri de utilitate pe care le acoperă modulul, alături de energie electrică, apă, apă caldă, gaz, canalizare, internet și o categorie generală. Repartizarea costurilor de încălzire combină de regulă o cotă măsurată cu contor divizionar, un rest repartizat pe suprafață și un tarif fix, iar toate trei se configurează ca poziții de refacturare separate pe aceeași factură furnizor.
Cum tratează o singură factură furnizor care acoperă mai multe utilități sau perioade?
Se înregistrează ca factură furnizor compusă. Documentul se păstrează așa cum a sosit, apoi se împarte în componentele care pot fi repartizate: câte o parte pentru fiecare utilitate, pentru fiecare perioadă sau pentru fiecare tip de cost. Fiecare parte devine propria poziție de refacturare, cu propria cheie de repartizare, și fiecare parte poate fi urmărită înapoi până la documentul original.
Ce chei de repartizare sunt acceptate?
Pe metru pătrat, pe persoană, pe unitate și pe cotă de consum se configurează direct. Orice altceva se scrie ca formulă peste locurile de consum din poziție și este evaluat de un motor de calcul, ceea ce acoperă chei mixte, transfer direct parțial și împărțiri negociate. Formulele sunt analizate și validate la salvare, nu la momentul emiterii.
Pot chiriașii să vadă cum a fost calculată suma lor?
Da. Fiecărui client i se poate emite o fișă de decont în PDF, personalizată, care arată documentul furnizorului, perioada, costul total, cheia de repartizare, indecșii de contor folosiți și cifra rezultată. Citirile care au fost estimate sau interpolate, în loc să fie făcute fizic, sunt marcate ca atare pe fișă.
Cât costă modulul de facturare a utilităților?
Facturare utilități și repartizare costuri este un modul opțional, tarifat lunar la valoarea publicată a modulului, peste un plan de bază Standard sau Extended. Toate prețurile sunt fără TVA. Limitele complete ale planurilor, opțiunile de module și un calculator de costuri se află pe pagina de prețuri.
Pasul următor
Vedeți-l funcționând pe o clădire pe care o administrați în realitate
Aduceți la demonstrație o factură furnizor și lista contoarelor unei clădiri, iar noi le modelăm pe loc. De regulă este suficient pentru a vedea dacă logica de repartizare se potrivește cu felul în care facturați.