FAQ zur Software für die Immobilienverwaltung

Es verwaltet Gebäude durchgängig. Sie erfassen das Portfolio — Objektgruppe, Objekt, Nutzungseinheit, Räume und Gemeinschaftsflächen samt Katasterdaten und Angaben aus dem Grundbuch —, hängen Kunden und Verträge daran, lesen Zähler ab, legen die Kosten für Versorgungsleistungen auf die Nutzer um und übergeben die daraus entstehenden Rechnungen an Ihre Rechnungsplattform und in Ihre Buchhaltung. Es ist eine Verwaltungssoftware im Browser, mandantengetrennt je Konto.

Nein. Es gibt keine Lead-Pipeline, keinen Exposé-Generator und keine Verteilung von Inseraten. Das Produkt beginnt dort, wo eine Vermietung endet: beim unterschriebenen Vertrag, bei der Einheit, auf die er sich bezieht, bei den Zählern, die diese Einheit versorgen, und bei der Rechnung, die daraus folgt. Wenn Sie Leerstand vermarkten müssen, behalten Sie das Werkzeug, das Sie dafür haben, und nutzen Sie dieses für die Verwaltung.

Die Immobilienverwaltung ist der Kern und immer enthalten. Vermietung & Verträge, Nebenkosten & Kostenumlage, Buchhaltung & Rechnungsintegration sowie Investitions- & Betriebsanalysen sind optionale Module und werden jeweils pauschal pro Monat zum veröffentlichten Preis berechnet. Facility Management — das Anlagenkataster, die Anlagenverknüpfungen und die Servicepartner — ist ein eigenes Modul und der jüngste Bereich; dafür gibt es ein individuelles Angebot statt eines Listenpreises, fragen Sie uns also danach.

Heute weder noch. Die Oberfläche ist eine Verwaltungssoftware im Browser, und Zählerstände werden über Masken für die Sammelablesung erfasst, die dafür gemacht sind, ein Gebäude Zähler für Zähler abzugehen — und nicht über eine App auf dem Telefon. Die Integrationen laufen ausgehend: eine Rechnungsplattform für das Ausstellen der Belege und eine Buchhaltungsschnittstelle für das Hauptbuch, mit einer Integrationsschicht, die weitere Connectoren aufnehmen kann.

Sie erfassen die Lieferantenrechnung für einen Zeitraum, und die Umlagepositionen gruppieren die Kosten nach Versorgungsart und Umlageart. Eine konfigurierbare Formel entscheidet dann über die Aufteilung: nach Fläche, nach Personen, nach Nutzungseinheiten, nach gemessenem Verbrauchsanteil oder über eine eigene Formel, die der eingebaute Formelinterpreter auswertet. Unterzähler und verbrauchsunabhängige Grundgebühren werden im selben Lauf mitverarbeitet.

Ja. Der Schlüssel wird je Umlageposition gesetzt, sodass die Heizung dem Verbrauchsanteil folgen kann, während die Müllabfuhr nach Personen und die Gebäudeversicherung nach Fläche umgelegt wird. Verbrauchsunabhängige Positionen decken Grundgebühren und pauschale Bestandteile ab, hinter denen kein Zähler steht. Formeln sind Konfiguration und kein Code, ein Schlüssel lässt sich also von einem Zeitraum zum nächsten ändern.

Der Formelinterpreter bildet eine 70/30-Aufteilung nach Verbrauch und Fläche ebenso ab wie die Schlüssel nach Einheiten, nach Personen und nach Fläche. Was wir nicht behaupten, ist eine gesetzliche Zertifizierung nach den Betriebskostenvorschriften eines bestimmten Landes. Die Software liefert die Umlagemechanik, die zugrunde liegenden Ablesungen und das Änderungsprotokoll; die rechtliche Prüfung Ihrer Abrechnung bleibt bei Ihnen oder Ihrem Berater.

Ein einzelner Beleg eines Versorgers, der mehrere Versorgungsarten oder mehrere Zeiträume auf einmal abdeckt — in der Praxis ein verbreitetes Ärgernis. Das System erfasst ihn als Sammelrechnung und lässt ihn in die Teile aufteilen, die zu je einer Versorgungsart und einem Zeitraum gehören, bevor etwas umgelegt wird. So bleibt jede abgestimmte Zahl auf den Ursprungsbeleg zurückverfolgbar.

Ja. Jeder Kunde erhält ein Abrechnungsblatt als PDF in Ihrem Erscheinungsbild, das die Kosten des Versorgers, den Umlageschlüssel, den verwendeten Basiswert und den daraus entstehenden Anteil zeigt. Rechnungen lassen sich in der Vorschau prüfen, bevor etwas ausgestellt wird, und anschließend gesammelt ausstellen. Logo, Farbschema und Schriftgrößen der erzeugten Dokumente werden je Konto festgelegt.

Die Datenübernahme findet gemeinsam mit uns statt, als Teil des Onboarding-Pakets oder über Beratungsstunden, und nicht über einen Importassistenten zur Selbstbedienung. Sie liefern, was Sie bereits haben — Tabellen, einen Export aus Ihrem heutigen Werkzeug, eine Mietaufstellung —, und wir stimmen die Zuordnung auf die Hierarchie aus Objektgruppe, Objekt, Nutzungseinheit und Raum ab, bevor irgendetwas geladen wird.

Verträge lassen sich aus der Vertragsliste als CSV exportieren. Abrechnungsblätter und Rechnungen entstehen als PDF und werden an dem Datensatz abgelegt, zu dem sie gehören; hochgeladene Dokumente bleiben herunterladbar. Für einen vollständigen Auszug eines Workspace — etwa am Ende einer Zusammenarbeit in der Private Cloud — sprechen Sie uns an, dann vereinbaren wir das Format.

Dokumente hängen an dem Datensatz, den sie beschreiben: ein Katasterauszug am Grundstück, ein unterschriebener Vertrag am Vertrag, ein Wartungsbericht an der technischen Anlage. Der Speicher liegt auf S3 und wird auf das Inklusivkontingent des Tarifs angerechnet, das jeder Tarif in eigener Höhe mitbringt. Speicher über diesem Kontingent hinaus wird pro Gigabyte und Monat zum veröffentlichten Preis berechnet.

Standard und Extended sind beide pauschale Abonnements pro Monat, und jeder Tarif bringt sein eigenes Inklusivkontingent für Benutzer, Objekte, Nutzungseinheiten, Räume oder Gemeinschaftsflächen und Dokumentenspeicher mit. Beide Preise und beide Kontingente sind auf der Preisseite veröffentlicht und weiter unten auf dieser Seite in den Tarifkarten wiederholt. Alle Preise verstehen sich zzgl. MwSt.

Sie landen nicht in einem Tarif, den es nur auf Anfrage gibt. Oberhalb von Extended wird zusätzliches Volumen nach dem abgerechnet, was Sie tatsächlich verwalten — Objekte, Nutzungseinheiten, Räume oder Gemeinschaftsflächen und belegte Gigabyte —, und zwar zu den veröffentlichten Stückpreisen. Die optionalen Module bleiben bei ihrem pauschalen Monatspreis, unabhängig von der Größe des Portfolios.

Veröffentlicht sind die Tarife Standard, Extended und Private Cloud; eine kostenlose Variante ist nicht darunter. Wenn Sie das System vor einer Entscheidung an Ihrer eigenen Art von Daten sehen möchten, schreiben Sie uns über die Kontaktseite und beschreiben Sie Ihr Portfolio. Wir vereinbaren dann eine gemeinsame Durchsprache, statt Sie aus Screenshots raten zu lassen.

Eine veröffentlichte Einmalgebühr deckt die Einrichtung des Kontos ab, dazu vier Stunden Schulung Ihrer Mitarbeiter vor Ort, die An- und Abreise dorthin sowie bis zu fünf Telefonberatungen und zehn E-Mail-Wechsel in den ersten sechs Wochen. Danach werden Support, Beratung und Schulung zum veröffentlichten Stundensatz nach dem Best-Effort-Prinzip abgerechnet.

Die Public Cloud ist eine gemeinsam genutzte, in der EU gehostete Infrastruktur. Die Private Cloud ist ein dedizierter Betrieb für einen einzelnen Mandanten in einem gesicherten EU-Rechenzentrum, mit dedizierten Ressourcen, Backup- und Failover-Infrastruktur, Hochverfügbarkeit, Überwachung rund um die Uhr sowie Sicherungen von Datenbank und Dokumentenspeicher, die an Ihren eigenen Standort oder in Ihr Büro gespiegelt werden. Die Seite zur Sicherheit beschreibt Mandantentrennung und Rollen ausführlicher.

Weil eine Workspace-ID die Daten jedes Kunden voneinander trennt. Für die Anmeldung sind die Workspace-ID, eine E-Mail-Adresse und ein Passwort nötig, und Zugangsdaten gelten immer nur innerhalb ihres eigenen Workspace. Zwei Kunden können deshalb dieselbe E-Mail-Domain nutzen, ohne sich zu überschneiden, und ein richtiges Passwort allein erreicht keine Datensätze eines anderen Kunden.

Es gibt die Rollen Administrator, Supervisor und Nur-Lese-Zugriff sowie eine Support-Rolle. Jeder Datensatz gehört zu genau einem Konto und bleibt darauf begrenzt, und innerhalb desselben Kontos lassen sich mehrere Rechtsträger auseinanderhalten, sodass Verträge unter der Vermietergesellschaft liegen, der sie tatsächlich gehören. Zu den Datensätzen lassen sich außerdem Kommentare zur Nachvollziehbarkeit erfassen.

Der Support arbeitet über einen begleiteten Benutzerwechsel, und jeder Wechsel wird im Änderungsprotokoll festgehalten; eine Sitzung in Ihrem Namen ist also im Nachhinein sichtbar und nicht unsichtbar. E-Mails an Mieter können über Ihren eigenen SMTP-Server versendet werden, sodass die Korrespondenz Ihre Domain verlässt und nicht unsere. Die Bedingungen der Verarbeitung stehen in der Datenschutzerklärung.

Ein einzelnes Objekt mit einer Handvoll Einheiten ist an einem Nachmittag erfasst. Ein realistischer erster Meilenstein für ein ganzes Portfolio ist das Onboarding-Paket: Einrichtung des Kontos, vier Stunden Schulung vor Ort und die erste Datenübernahme. Die Weiterberechnung von Nebenkosten beginnt üblicherweise mit einem Gebäude und einer Versorgungsart und wird ausgeweitet, sobald ein Zeitraum sauber abgestimmt ist.

Nach dem Onboarding-Zeitraum werden Support, Beratung und Schulung zum veröffentlichten Stundensatz nach dem Best-Effort-Prinzip abgerechnet. Verträge für die Private Cloud enthalten ein SLA mit einer Eingriffszeit von höchstens vier Stunden während der Geschäftszeiten und vierundzwanzig Stunden außerhalb davon. Den Support erreichen Sie über die Kontaktseite oder per E-Mail, unter Angabe Ihrer Workspace-ID.

Englisch, Deutsch und Rumänisch — das entspricht den Märkten, in denen das Produkt hauptsächlich eingesetzt wird: Deutschland, Österreich, Rumänien und die übrige EU. Erzeugte Dokumente wie Abrechnungsblätter tragen das Erscheinungsbild Ihres eigenen Kontos — Logo, Farbschema und Schriftgrößen —, und White Labelling ist in der Private Cloud verfügbar.

Ja. Die Private Cloud ist ein dedizierter Betrieb, dimensioniert für eine ganze Organisation, mit unbegrenztem Datentransfer, anpassbarer Zugriffssteuerung und Benutzerverwaltung, regelmäßigen Backups und Disaster Recovery, Hochverfügbarkeit, Überwachung rund um die Uhr, einem SLA und White Labelling. Sie wird als ein monatliches Abonnement zum veröffentlichten Preis abgerechnet und ist der Weg für Organisationen, die keine gemeinsam genutzte Infrastruktur verwenden können.