Software administrativ
Software de administrare imobiliară, de la datele cadastrale până la factura emisă
Un singur sistem pentru portofoliu, pentru contracte, pentru contoare și pentru banii care rezultă din ele. Construit de ingineri care au făcut ei înșiși această muncă administrativă, pentru profesioniști care cunosc domeniul.
- Grup de proprietăți, proprietate, unitate imobiliară, încăpere — cu suprafețele care se însumează automat
- Contoare, contoare divizionare, facturi furnizor și chei de repartizare configurabile într-un singur flux
- Facturi prin Factureaza.ro, contabilitate prin conectorul Hamor peste GraphQL
- Cloud partajat găzduit în UE sau implementare dedicată, cu interfață în engleză, germană și română
Patru piloni
Ce acoperă sistemul
Administrarea portofoliului este inclusă întotdeauna. Restul sunt module pe care le activați atunci când munca o cere.
Administrare portofoliu
Grupuri de proprietăți, proprietăți, unități imobiliare, încăperi și spații comune într-o singură ierarhie, cu suprafețe, date de carte funciară și date cadastrale, documente, etichete și o reprezentare grafică a portofoliului.
Închirieri și contracte
Contracte de închiriere, contracte de comodat și acorduri de reziliere anticipată, cu clienți, poziții de preț pe orice interval, cronologia contractelor și evoluția prețurilor, plus memento-uri înaintea termenelor de reînnoire.
Gestiunea utilităților și refacturare
Contracte de furnizare, locuri de consum, contoare și contoare divizionare, facturi furnizor, poziții de consum necontorizat și formule de repartizare. Partea cea mai elaborată a produsului și motivul pentru care ajung aici majoritatea clienților.
Finanțe, facility management și analize
Facturi transmise către platforma dumneavoastră de facturare și către conectorul contabil, un registru de echipamente tehnice pentru fiecare clădire și evoluții ale veniturilor și consumului la nivelul întregului portofoliu.
Stratul de evidență
O evidență a portofoliului care coboară până la nivel de încăpere
Majoritatea sistemelor se opresc la unitate. Acesta merge mai departe: grup de proprietăți, proprietate, unitate imobiliară, apoi încăperile și spațiile comune propriu-zise — bucătărie, baie, debara, coridor, pod, subsol, casa scării, curte, loc de parcare, teren.
Suprafețele se însumează automat de la încăperi la unități, de la unități la proprietăți și mai departe la grupuri, astfel încât o cheie de repartizare pe metru pătrat rezultă din evidență, nu dintr-o foaie de calcul întreținută manual de cineva.
Datele de carte funciară, cele cadastrale și cele topografice stau pe entitatea pe care o descriu. Unitățile imobiliare au un tip — apartament, spațiu comercial, spațiu de depozitare — și tocmai acest lucru face ca portofoliile mixte (rezidențiale și comerciale) să se comporte corect în etapele următoare.
Ocupare și venituri
Contracte, clienți și termenele care contează
Contractele de închiriere, contractele de comodat pentru folosință gratuită și acordurile de reziliere anticipată sunt tipuri de documente distincte pentru că se comportă diferit, nu pentru că formularul arată altfel.
Pozițiile de preț sunt normalizate între unitățile de interval și numărul de intervale, astfel încât o chirie lunară, o taxă trimestrială și un tarif anual pot fi comparate și reprezentate grafic fără calcule de conversie într-un fișier separat.
Memento-urile pleacă înainte de încheierea contractului și înainte de termenele de reînnoire, cu un jurnal de audit al mesajelor trimise și al destinatarilor. Un cont poate cuprinde mai multe entități juridice, astfel încât contractele rămân atașate societății proprietare căreia îi aparțin.
Ciclul lunar
Cum decurge efectiv o lună
Fiecare pas lasă în urmă o înregistrare pe care o citește pasul următor, așa că nimic nu se reintroduce manual și fiecare cifră își păstrează originea.
-
Citirea contoarelor
Parcurgeți clădirea cu ecranul de citire în lot și introduceți pe rând contoarele principale și cele divizionare. Citirile ajung la locul lor de consum, cu marcaj de timp, și se păstrează ca istoric.
-
Înregistrarea facturii de la furnizor
Introduceți factura furnizor și indecșii contoarelor furnizorului aflați în spatele ei. Un document care acoperă mai multe utilități sau perioade se înregistrează ca factură compusă.
-
Repartizarea costului
Pozițiile de refacturare grupează consumul pe tip de utilitate și pe mod de refacturare, apoi aplică cheia de repartizare: pe metru pătrat, pe persoană, pe unitate, pe cotă de consum sau o formulă personalizată.
-
Previzualizare înainte ca documentul să ajungă la cineva
Panoul de refacturare arată fiecare poziție împreună cu datele care au produs-o, iar previzualizarea facturii arată ce ar primi fiecare client. Corecțiile se fac aici, nu după ce documentul a plecat.
-
Emitere în lot
Pozițiile aprobate devin facturi de refacturare și se emit împreună. Fiecare client poate primi și o fișă de decont în PDF, sub marca dumneavoastră, care arată cum a rezultat fiecare cifră.
-
Înregistrare în contabilitate
Documentele pleacă prin integrarea cu platforma de facturare și ajung în conectorul contabil, sub datele de acces ale persoanei care trebuie să le fi emis.
Profunzime, nu lățime
Ce acoperă motorul de refacturare
Repartizarea costurilor este locul în care administrarea unui portofoliu ajunge de obicei în foi de calcul. Este partea produsului cu cele mai multe detalii.
- Furnizori, contracte de furnizare, liste de prețuri — prețurile utilităților în timp, astfel încât o schimbare de tarif la mijlocul perioadei este un punct de date, nu o recalculare manuală
- Contoare, contoare divizionare, locuri de consum — consumul măsurat divizionar se scade din contorul principal, în loc să fie facturat de două ori
- Facturi furnizor compuse — un document primit de la furnizor care acoperă mai multe utilități sau perioade se înregistrează așa cum a sosit, apoi se descompune în interiorul sistemului
- Poziții de consum necontorizat — tarifele fixe și componentele forfetare sunt poziții de sine stătătoare, astfel încât un decont se potrivește exact cu factura furnizorului, nu aproape exact
- Formule de repartizare configurabile — când pentru o clădire există o înțelegere pe care cheile standard nu o pot exprima, scrieți expresia în loc să ieșiți din sistem
- Fișă de decont pentru fiecare client — un PDF sub marca dumneavoastră care arată costul total, cheia de repartizare, cota și suma rezultată — răspunde la întrebarea chiriașului înainte ca acesta să o pună
În aval
Facturare și contabilitate, conectate
Sistemul generează documentele și le predă platformelor care răspund de ele.
Facturare prin Factureaza.ro
Facturile și facturile de refacturare se emit prin Factureaza.ro, inclusiv tipuri de documente, prefixe și sufixe ale seriei de numerotare și TVA la încasare.
Conector contabil Hamor
Datele contabile circulă prin GraphQL, autentificate cu certificate SSL de client, nu cu o parolă comună lipită într-un câmp de setări.
Date de acces per utilizator
Datele de acces externe se păstrează pentru fiecare utilizator, astfel încât fiecare document este emis sub contul persoanei îndreptățite să îl emită, iar jurnalul de audit rămâne veridic.
Construit pentru a primi noi conectori
Stratul de integrare menține aplicațiile de facturare și conectorii contabili separați de domeniu, așa că alte platforme se adaugă drept conectori, nu ca un al doilea produs.
Factureaza.ro pentru facturare și Hamor pentru contabilitate. Preferăm să le numim pe cele două care funcționează decât să afișăm un perete de logo-uri care nu funcționează.
Teren mai nou
Echipamente tehnice și analiza portofoliului
Modulul de facility management este cea mai nouă zonă și se extinde. Rapoartele traversează tot restul.
Registru de echipamente tehnice
Echipamente cu tip definit pentru fiecare clădire — lift, instalație de încălzire, pompă de căldură, sistem fotovoltaic și sistem solar termic, sistem de ventilație, securitate la incendiu, control acces, acoperiș, fațadă — fiecare cu documentele proprii.
Legături între echipamente
Echipamentele sunt puse în relație unele cu altele, așa că se știe ce sistem alimentează ce. O pompă de căldură și ceea ce alimentează ea nu sunt două rânduri fără legătură într-un inventar.
Parteneri de service și liste de prețuri
Prestatorii de mentenanță sunt păstrați împreună cu listele de prețuri convenite cu ei, astfel încât latura de cost a unei discuții despre mentenanță este la dosar, nu într-un e-mail vechi.
Analiza veniturilor și a consumului
Evoluția veniturilor la nivel global, pe grup de proprietăți, pe entitate juridică sau pe ambele, alături de evoluția indecșilor și a consumului și de calcule de investiții.
Implementare
Public Cloud sau Private Cloud
Același software, două moduri de a-l rula. Portofoliile cu cerințe proprii de conformitate sau de identitate vizuală primesc o implementare dedicată.
| Public Cloud | Private Cloud | |
|---|---|---|
| Găzduire | SaaS partajat, găzduit în UE | Implementare dedicată într-un centru de date securizat din UE |
| Resurse | Resurse partajate ale platformei | Resurse dedicate, inclusiv infrastructură de backup și de preluare la eroare |
| Copii de siguranță | Copii de siguranță periodice ale platformei | Copii ale bazei de date și ale fișierelor, oglindite la sediul sau la biroul dumneavoastră |
| Disponibilitate | Operare standard a platformei | Disponibilitate ridicată și redundanță, monitorizare 24/7 |
| Suport | Suport și consultanță în limita posibilităților | SLA: intervenție în maximum 4h în programul de lucru, 24h în afara lui |
| Identitate vizuală | Logo, culori și dimensiuni de font în PDF, pentru fiecare cont | White labelling complet |
Toate prețurile sunt fără TVA. Specificația completă se află pe pagina Private Cloud.
Planuri
Cât costă
Administrarea portofoliului este planul de bază. Modulele se tarifează la preț fix pe lună, iar creșterea peste planul Extended se măsoară după ceea ce administrați efectiv.
Standard
Pentru un singur portofoliu care nu mai încape într-o foaie de calcul.
- Utilizatori 3
- Proprietăți 10
- Unități imobiliare 50
- Încăperi și spații comune 200
- Spațiu de stocare documente 25 GB
Toate prețurile sunt nete și nu includ TVA.
Extended
Pentru administratorii care gestionează mai multe clădiri și entități juridice.
- Utilizatori 10
- Proprietăți 50
- Unități imobiliare 250
- Încăperi și spații comune 1.000
- Spațiu de stocare documente 100 GB
Toate prețurile sunt nete și nu includ TVA.
Modulele opționale se tarifează separat, iar pentru portofoliile mai mari decât planul Extended există tarife publicate. Detalierea completă, cu un calculator de costuri, se află pe pagina de prețuri.
Întrebări
Puse înaintea fiecărei evaluări
Ce este un software de administrare imobiliară?
Este software administrativ pentru administrarea proprietăților pe care le dețineți sau le gestionați, nu pentru promovarea lor. Ține evidența portofoliului — terenuri, proprietăți, unități, încăperi și suprafețe — împreună cu chiriașii și contractele, cu indecșii contoarelor și repartizarea costurilor cu utilitățile, precum și cu facturile care rezultă din acestea. Un portal de anunțuri găsește ocupanți; acest sistem îi administrează după ce au intrat în clădire.
Poate produce un decont de cheltuieli și poate repartiza costurile de încălzire?
Da. Facturile furnizorilor, indecșii contoarelor furnizorului, contoarele chiriașilor și contoarele divizionare, precum și tarifele fixe necontorizate alimentează pozițiile de refacturare, care se împart după o cheie de repartizare: pe metru pătrat, pe persoană, pe unitate, pe cotă de consum sau o formulă personalizată. Fiecare client poate primi o fișă de decont în PDF, sub marca dumneavoastră, care arată cum a rezultat fiecare cifră.
De ce este nevoie de un Workspace ID la autentificare?
Autentificarea cere trei elemente: un Workspace ID, o adresă de e-mail și o parolă. Workspace ID-ul identifică contul dumneavoastră și izolează datele acestuia. Doi clienți pot folosi același domeniu de e-mail fără coliziune, iar datele de acces ale unui utilizator sunt valabile doar în interiorul propriului Workspace, niciodată la nivelul întregii platforme.
Trebuie să cumpăr întregul sistem?
Nu. Administrarea portofoliului este planul de bază. Închirieri și contracte, Facturare utilități și repartizare costuri, Integrare contabilitate și facturare și Analize de investiții și de afaceri sunt module opționale, pe care le adăugați când aveți nevoie de ele. Toate prețurile sunt fără TVA.
Ce integrări există astăzi?
Două. Facturile și facturile de refacturare se emit prin Factureaza.ro, cu tipuri de documente, prefixe și sufixe de numerotare și cu TVA la încasare. Contabilitatea se înregistrează prin conectorul Hamor peste GraphQL, cu autentificare prin certificate SSL de client. Stratul de integrare este proiectat să primească și alți conectori.
Pasul următor
Vedeți dacă se potrivește portofoliului dumneavoastră
Consultați planurile și lista de module sau creați un Workspace și parcurgem împreună una dintre clădirile dumneavoastră. Pachetul de implementare include patru ore de instruire la sediu.
La crearea unui Workspace nu se solicită card bancar.