Caz de utilizare
Software white label de refacturare a utilităților pentru prestatori de servicii
Preluați documentele furnizorilor și citirile de contor pentru clădiri care nu vă aparțin și trimiteți deconturi care trebuie să reziste atunci când sunt contestate. Acesta este mecanismul pentru tot ce se întâmplă între cele două.
- Facturile furnizor compuse acoperă un singur document al furnizorului care cuprinde mai multe utilități sau mai multe perioade
- Ecranele de introducere a citirilor în lot sunt gândite pentru parcurgerea clădirii contor cu contor, nu pentru deschiderea unei înregistrări pentru fiecare contor
- Formulele de repartizare sunt expresii configurabile, evaluate pentru fiecare poziție de refacturare, inclusiv chei personalizate
- Previzualizare factură înainte de emiterea în lot, astfel încât o perioadă se verifică o singură dată și se eliberează o singură dată
- Private Cloud este o implementare dedicată în UE, cu white labelling, copii de siguranță oglindite și SLA
Natura activității
Facturare pentru clădiri care nu vă aparțin
O firmă de facturare a utilităților are o cu totul altă problemă decât un proprietar. Proprietarul administrează un singur portofoliu și îl cunoaște. Dumneavoastră administrați multe, niciunul al dumneavoastră, fiecare cu propriile aranjamente cu furnizorii, cu propriul parc de contoare, cu propriile chei convenite și cu propria idee despre momentul în care se închide perioada.
Ierarhia vă oferă separarea de care aveți nevoie fără o instalare separată pentru fiecare client: grup de proprietăți la vârf, apoi proprietate, apoi unitate imobiliară, apoi încăperi și spații comune. Un grup de proprietăți pentru fiecare client îi ține clădirile laolaltă, cu statistici pe grup și cu evoluția veniturilor grupată pe grup de proprietăți.
Acolo unde emiteți dumneavoastră documentele, mai multe entități juridice pot coexista într-un singur cont, iar contractele și facturile se atribuie entității care le emite efectiv. Acolo unde un client are nevoie de un mediu izolat propriu sau unde serviciul dumneavoastră trebuie să ruleze sub marca proprie, tocmai pentru asta există Private Cloud.
Totul este delimitat pe cont, cu o delimitare de securitate pe entitate în interiorul lui. Datele de acces ale unui utilizator sunt valabile numai în propriul Workspace, iar autentificarea cere Workspace ID pe lângă adresa de e-mail și parolă.
Preluare
Cum ajunge în sistem realitatea furnizorilor
Furnizorii nu trimit câte o factură curată pentru fiecare utilitate, pentru fiecare perioadă și pentru fiecare clădire. Partea de preluare trebuie să absoarbă ceea ce sosește în realitate.
Facturi furnizor
Înregistrați documentul care trebuie repartizat, cu scanul atașat și cu perioada consemnată. Aceasta este suma pe care regularizarea trebuie să o distribuie integral și care rămâne vizibilă pe tot parcursul.
Facturi furnizor compuse
Un singur document al furnizorului care acoperă mai multe utilități sau mai multe perioade se înregistrează ca factură compusă și se împarte în componentele de care are nevoie fiecare regularizare, în loc să fie rescris manual pe bucăți.
Contracte de furnizare și liste de prețuri
Furnizorii de utilități, contractele de furnizare și listele de prețuri se înregistrează pentru fiecare loc de consum, împreună cu perioadele în care se aplică fiecare preț, astfel încât tarifele se caută în sistem, nu se retastează în fiecare perioadă.
Citiri de contor ale furnizorului
Citirile efectuate de furnizor se înregistrează separat de citirile efectuate de dumneavoastră. Diferența dintre ele — punctul din care pornește orice contestație — rămâne vizibilă, în loc să fie netezită în tăcere.
Poziții necontorizate
Tarifele fixe, taxele de bază și componentele forfetare se înregistrează ca poziții de consum necontorizat și se repartizează după o cheie proprie, ținând partea fixă a facturii în afara calculului de consum.
Locuri de consum
Contoarele se grupează după locul pe care îl măsoară, astfel încât mai multe puncte de furnizare într-o clădire, sau mai multe clădiri pe un singur contract, rămân lizibile la închiderea perioadei.
Munca de teren
Citirea contoarelor în lot, în ordinea în care parcurgeți clădirea
Colectarea citirilor este locul în care se câștigă sau se pierde marja unei firme de facturare. Ecranele sunt gândite pentru un traseu, nu pentru o înregistrare.
-
Luați clădirea ca pe o listă
Deschideți ecranul de citire în lot pentru un loc de consum și introduceți valorile pe listă, în ordinea în care întâlniți fizic contoarele, în loc să căutați câte o înregistrare de contor pe rând.
-
Consemnați contoarele principale și pe cele divizionare
Contoarele principale și contoarele divizionare de sub ele se introduc în aceeași trecere. Consumul măsurat se scade ulterior, înainte ca restul să fie distribuit ocupanților necontorizați.
-
Păstrați seria
Citirile sunt înregistrări datate într-o serie, nu o valoare curentă care se suprascrie. Cronologia citirilor păstrează istoricul din care trebuie apărată o cifră contestată.
-
Comparați cu furnizorul
Citirile de contor ale furnizorului stau alături de ale dumneavoastră pentru aceeași perioadă, astfel încât o diferență între totalul furnizorului și suma contoarelor divizionare se descoperă înainte de emiterea facturilor, nu după.
Logică
Formule de repartizare pe care le configurați, nu funcții pe care le cereți
Fiecare client vine cu o cheie care este aproape standard. Pe metru pătrat, dar numai suprafața încălzită. Pe persoană, dar magazinul se numără ca trei. Pe unitate, mai puțin parterul. O firmă de facturare nu poate funcționa dacă fiecare dintre aceste cazuri cere o versiune nouă de software.
Pozițiile de refacturare se grupează pe tip de utilitate și pe mod de refacturare, iar fiecare poziție poartă propria formulă de repartizare. Motorul de formule evaluează expresii configurabile, astfel încât o cheie poate fi pe metru pătrat, pe persoană, pe unitate, pe cotă de consum sau o expresie scrisă pentru cazul pe care îl aveți în față.
Formula se păstrează împreună cu poziția pe care a produs-o. Un decont emis acum trei perioade se explică în continuare după regulile care se aplicau atunci, ceea ce vă trebuie exact în momentul în care auditorul unui client vine cu o întrebare despre o perioadă deja închisă.
Panoul de refacturare arată starea fiecărui grup de costuri din lucrările în derulare: complet, în așteptarea unei citiri, în așteptarea unei facturi furnizor sau gata de emis.
Randament
Previzualizați perioada, apoi emiteți-o dintr-o singură trecere
Controlul și volumul trag de obicei în direcții opuse. Succesiunea de mai jos este gândită astfel încât verificarea să se facă o singură dată, în punctul în care greșelile sunt încă ieftine.
-
Închideți perioada din panou
Panoul de refacturare arată care poziții sunt complete și care sunt blocate. Nu trebuie ținută nicio foaie de calcul paralelă cu ceea ce a mai rămas de rezolvat.
-
Previzualizați facturile
Previzualizarea facturii arată ce ar primi fiecare ocupant înainte să se emită ceva. Corecțiile se fac pe poziția de refacturare, nu pe un document deja trimis.
-
Emiteți în lot
Eliberați toată perioada deodată. Emiterea se face prin platforma de facturare conectată, cu tipurile de documente și cu prefixele și sufixele seriei de numerotare aplicate conform configurării.
-
Atașați modul de calcul
Fiecare client poate primi o fișă de decont proprie, în PDF cu identitatea dumneavoastră vizuală, care arată cum a rezultat fiecare cifră — documentul care răspunde primei runde de întrebări fără niciun telefon.
-
Predați către contabilitate
Conectorul Hamor transmite prin GraphQL, pe o conexiune autentificată cu certificate SSL de client. Datele de acces pe fiecare utilizator fac ca documentele să fie emise sub contul persoanei îndreptățite să le emită.
-
Exportați ce vă trebuie
Contractele se exportă în CSV, iar rapoartele de consum și de venituri susțin sinteza de regularizare pe care un client o așteaptă odată cu deconturile, la finalul unui ciclu de facturare.
Operațiuni
Cum se derulează ca serviciu, nu ca sarcină secundară
Munca la volum cedează mai des la marginile operaționale decât la calcule. Acestea sunt părțile care contează atunci când din asta trăiți.
- Procesare în fundal — emiterea, notificările și lucrul cu cache-ul rulează ca procese de fundal, într-o coadă, astfel încât un lot mare nu ține captivă o fereastră de browser până se termină
- Cache pentru portofolii mari — memorarea în cache a modelelor și panourile cu grafice memorate în cache păstrează receptive și portofoliile grele, iar invalidarea cache-ului rulează în fundal atunci când se modifică înregistrările din spate
- Roluri și comutare pentru suport — administrator, supervizor, doar citire și un rol de suport, cu comutare de utilizator supravegheată, astfel încât personalul dumneavoastră de suport să poată lucra în contextul unui utilizator, cu jurnal de audit al comutării
- SMTP pe fiecare cont — corespondența poate pleca prin propria dumneavoastră configurație SMTP, astfel încât deconturile și memento-urile ajung la ocupanți de pe domeniul dumneavoastră, nu de pe o platformă de care nu au auzit niciodată
- Identitate vizuală pe documentele PDF generate — sigla, schema de culori și dimensiunile de font de pe documentele generate se stabilesc pentru fiecare cont, astfel încât fișa de decont ajunge arătând ca serviciul dumneavoastră, nu ca software-ul nostru
- Trei limbi de interfață — engleză, germană și română, ceea ce contează atunci când personalul care citește contoarele, personalul de facturare și clienții dumneavoastră nu vorbesc aceeași limbă
Firmele care preiau și administrarea, nu doar facturarea — contracte, termene, raportare către proprietari — sunt mai aproape de cazul de utilizare vecin, în care refacturarea este o sarcină printre altele, nu întregul serviciu.
Implementare
Private Cloud, white labelling, în UE
Public Cloud înseamnă SaaS partajat, găzduit în UE, pe planurile obișnuite, și este suficient pentru a porni un serviciu. Din momentul în care serviciul devine afacerea în sine, majoritatea firmelor vor ca implementarea să fie a lor.
Private Cloud este o implementare dedicată, cu un singur client, într-un centru de date securizat din UE, cu resurse dedicate, inclusiv infrastructură de backup și de failover. Copiile de siguranță ale bazei de date și ale spațiului de stocare sunt oglindite la sediul sau la biroul dumneavoastră, astfel încât o copie a datelor clienților dumneavoastră se află undeva sub controlul dumneavoastră. Disponibilitate ridicată și redundanță, monitorizare 24/7 și un SLA cu intervenție în maximum patru ore în timpul programului de lucru și în 24 de ore în afara lui.
White labelling este disponibil în Private Cloud. Controlul accesului și gestionarea utilizatorilor sunt personalizabile, iar implementarea vine cu limite proprii de utilizatori și de stocare și cu transfer de date nelimitat, toate publicate pe pagina Private Cloud.
Toate prețurile sunt fără TVA. Planurile Public Cloud, modulele opționale și tarifele de depășire sunt listate pe pagina de prețuri; condițiile Private Cloud sunt descrise integral pe pagina Private Cloud.
Primii pași
Implementare, apoi suport la tarif orar
Pornirea unui serviciu de facturare pe sistem înseamnă aducerea clădirilor, a contoarelor și a aranjamentelor cu furnizorii care există deja. Implementarea este unică; tot ce urmează după ea se tarifează pe oră.
Pachet de implementare
€ 400
Configurarea contului, patru ore de instruire a personalului la sediu, deplasarea la locația dumneavoastră, până la cinci consultații telefonice și zece schimburi de e-mailuri în primele șase săptămâni.
Suport, consultanță și instruire
€ 75 /oră
Suport, consultanță și instruire după implementare, furnizate în limita disponibilității.
Toate prețurile sunt nete și nu includ TVA.
Întrebări
Întrebate de firmele care evaluează platforma
Poate o firmă de facturare a utilităților să administreze clădirile mai multor clienți într-un singur Workspace?
Da. Un grup de proprietăți pentru fiecare client îi ține laolaltă clădirile, unitățile, contoarele și contractele, cu statistici pe grup și cu evoluția veniturilor grupată pe grup de proprietăți. Acolo unde un client cere un mediu izolat sau unde serviciul trebuie să ruleze sub marca dumneavoastră, Private Cloud oferă o implementare dedicată, cu un singur client.
Cum se tratează facturile furnizor compuse?
O factură furnizor compusă înregistrează un singur document al furnizorului care acoperă mai multe utilități sau mai multe perioade de facturare. Se înregistrează o singură dată, cu scanul atașat, și se împarte în componentele de care are nevoie fiecare regularizare. Suma totală a furnizorului rămâne vizibilă, astfel încât suma a ceea ce repartizați poate fi oricând comparată cu ceea ce a fost facturat în realitate.
Cheile de repartizare pot fi personalizate pentru fiecare client?
Da. Fiecare poziție de refacturare poartă propria formulă de repartizare, evaluată de un motor de formule care acceptă expresii configurabile. Cheile pot fi pe metru pătrat, pe persoană, pe unitate, pe cotă de consum sau o expresie personalizată. Formula se păstrează împreună cu poziția pe care a produs-o, astfel încât perioadele închise rămân reproductibile după regulile care se aplicau atunci.
Există o modalitate de a verifica un lot înainte ca facturile să plece?
Da. Panoul de refacturare arată care grupuri de costuri sunt complete și care sunt blocate, iar previzualizarea facturii arată ce ar primi fiecare ocupant înainte să se emită ceva. Corecțiile se fac pe poziția de refacturare. După ce perioada a fost verificată, întregul lot se emite dintr-o singură trecere.
White labelling este disponibil?
White labelling este disponibil în Private Cloud, o implementare dedicată în UE, cu tarif lunar, limită de utilizatori și limită de stocare proprii, publicate. În Public Cloud, identitatea vizuală pentru fiecare cont se aplică în continuare documentelor PDF generate — siglă, schemă de culori și dimensiuni de font — iar SMTP-ul pe fiecare cont trimite corespondența de pe propriul dumneavoastră domeniu.
Pasul următor
Derulați ciclul de facturare pe un mecanism construit pentru el
Facturi compuse la intrare, citiri luate în lot pe traseu, formule pe care le configurați singur și o singură previzualizare înainte ca toată perioada să fie eliberată.
Toate prețurile sunt fără TVA și sunt publicate integral pe pagina de prețuri și pe pagina Private Cloud.