Modulul de finanțe
Contabilitate imobiliară și integrare cu platforma de facturare
Facturile și facturile de refacturare se generează din aceleași date de portofoliu și de contorizare pe care le întrețineți deja, se emit prin platforma dumneavoastră de facturare și se întorc în registrul contabil. Nimic nu se tastează de două ori.
- Facturile de refacturare poartă detaliul de consum din care au rezultat
- Integrare Factureaza.ro cu tipuri de documente, serii de numerotare și TVA la încasare
- Conector contabil Hamor prin GraphQL, autentificat cu certificat SSL de client
- Date de acces pentru fiecare utilizator, astfel încât fiecare document se emite din contul persoanei potrivite
Argumentul
Cifra care iese din motorul de refacturare este cifra care ajunge în contabilitate
Cele mai multe procese de refacturare a utilităților se termină la fel. Se exportă o foaie de calcul. Cineva citește sumele repartizate de pe un ecran și le tastează în altul. O lună mai târziu, un chiriaș contestă o linie, iar singurul mod de a răspunde este reconstruirea calculului din memorie.
Fiecare dintre aceste predări este un loc în care o cifră se poate schimba. Nu des, dar suficient de des încât reconcilierea devine o sarcină permanentă, nu o verificare.
Aici lanțul este neîntrerupt. Un index de contor devine o cifră de consum. Cheia de repartizare o transformă într-o poziție de refacturare atribuită unui anumit client și unei anumite unități. Poziția de refacturare devine o factură de refacturare. Factura se emite prin platforma dumneavoastră de facturare și se întoarce cu seria externă, data documentului și referința salvate pe înregistrare.
Când chiriașul contestă linia, deschideți factura și mergeți înapoi până la citire. Aceeași cifră, o singură derivare, un singur jurnal de audit.
Ce face modulul
Facturare construită pe datele de portofoliu, nu reintrodusă din ele
Modulul de finanțe se așază peste înregistrările pe care le țineți deja. Nu vă cere să le declarați încă o dată.
Facturi și facturi de refacturare
Două tipuri de documente. O factură simplă către un client și o factură de refacturare care acoperă o perioadă de decontare și care poartă detaliul de consum — ce poziții de refacturare, ce locuri de consum — chiar în interiorul înregistrării.
Generate din datele-sursă
Cifrele de pe factură vin din contracte, poziții de preț, poziții de refacturare și poziții de consum necontorizat aflate deja în sistem. Fără pas de export, fără foaie de calcul intermediară, fără o a doua versiune a adevărului care trebuie ținută sincronizată.
Previzualizare înainte de emitere
Facturile de refacturare se previzualizează înainte ca ceva să plece către platforma de facturare. Vedeți compoziția fiecărui document, corectați în amonte dacă o cifră arată greșit și emiteți în lot atunci când perioada este în ordine.
Numerotare sub controlul dumneavoastră
Tipul de document, prefixul și sufixul seriei de numerotare, titlul documentului, titlurile vânzătorului și ale clientului și termenul de plată în zile se configurează pentru fiecare set de date de acces, astfel încât documentele emise să respecte numerotarea pe care o așteaptă contabilul dumneavoastră.
TVA la încasare
Conturile care aplică regimul TVA la încasare sunt marcate la nivelul setului de date de acces, iar documentele emise poartă mențiunea corespunzătoare în loc să fie corectate ulterior de contabil.
Trimitere și referință externă
Documentele emise pot fi trimise clientului pe e-mail prin platforma de facturare, cu un BCC opțional. Seria externă, data documentului și un link direct către document se salvează înapoi pe înregistrare.
Drumul unei cifre
De la citirea contorului până la documentul înregistrat în contabilitate
Cinci etape, fără nicio transcriere manuală între ele.
-
Citirea înregistrată
Se introduce indexul unui contor sau al unui contor divizionar, separat sau printr-un ecran de introducere în lot care parcurge clădirea contor cu contor. Indecșii contoarelor furnizorului și facturile furnizor se înregistrează pe aceeași perioadă.
-
Consumul repartizat
Cheia de repartizare își face treaba — pe metru pătrat, pe persoană, pe unitate, pe cotă de consum sau printr-o formulă personalizată evaluată de motorul de formule. Tarifele fixe intră ca poziții de consum necontorizat.
-
Formarea pozițiilor de refacturare
Consumul repartizat este grupat în poziții de refacturare, pe tip de utilitate și pe mod de refacturare, fiecare legată de clientul și de spațiul cărora le aparține, fiecare păstrând derivarea din care a rezultat suma.
-
Factura previzualizată și emisă
Pozițiile sunt asamblate în facturi de refacturare, verificate în panoul de refacturare, apoi emise în lot prin platforma de facturare, cu datele de acces ale utilizatorului corect și pentru entitatea juridică corectă.
-
Contabilitate și analiză
Documentul emis se întoarce cu seria externă și cu data lui. Conectorul contabil citește pozițiile de venituri și de cheltuieli înregistrate, pentru fiecare perioadă și fiecare clădire, înapoi în stratul de raportare.
Platformă de facturare
Integrarea Factureaza.ro
Factureaza.ro este platforma de facturare integrată. Documentele se creează prin API-ul ei, nu se exportă pentru ca altcineva să le reintroducă, iar platforma rămâne evidența de referință pentru documentul emis.
Tot ce îi trebuie platformei ca să producă un document corect se păstrează pentru fiecare set de date de acces: tipul de document, prefixul și sufixul seriei de numerotare, titlurile documentului și ale părților, termenul de plată în zile și dacă acel cont aplică TVA la încasare.
Unele configurări cer ca fiecare client să aibă o referință internă înainte ca un document să poată fi emis pe numele lui. Acolo unde se aplică, sistemul o impune la validare — aflați înainte de a porni lotul, nu atunci când platforma respinge al douăzecilea document.
După emitere, fiecare înregistrare păstrează referința externă, seria și data documentului returnate, un link de vizualizare și un jurnal al comunicării cu platforma: ce s-a schimbat și când.
Conector contabil
Hamor, prin GraphQL, autentificat cu certificat
Partea de contabilitate este acoperită de conectorul Hamor. Acesta vorbește GraphQL și se autentifică cu certificate SSL de client, astfel încât canalul dintre sistemul dumneavoastră de administrare imobiliară și cel de contabilitate nu este o parolă comună într-un câmp de setări.
Conectorul citește înapoi cifrele înregistrate: poziții de venituri și de cheltuieli pentru o perioadă aleasă, fie pentru întregul cont, fie restrânse la o singură clădire. Aceste cifre alimentează evoluția veniturilor și analizele de investiții și de afaceri, în loc să stea într-un raport separat pe care nu îl deschide nimeni.
Apelurile sunt serializate și memorate în cache, ceea ce contează atunci când un portofoliu mare cere dintr-o dată un an întreg de poziții pentru fiecare clădire. Ecranele de raportare rămân utilizabile, iar sistemul de contabilitate nu este suprasolicitat.
Stratul de integrare este construit ca să primească și alți conectori. Astăzi există doi — unul pentru emitere, unul pentru contabilitate. Adăugarea unui al treilea înseamnă muncă de conector peste o structură existentă, nu rescrierea modulului de finanțe.
Cine ce emite
Documentul potrivit, de la persoana potrivită, pentru firma potrivită
Rareori un portofoliu stă într-o singură firmă și rareori facturile sunt emise de o singură persoană. Ambele situații sunt modelate, nu ocolite.
- Date de acces pentru fiecare utilizator — datele de acces pentru platformele externe se păstrează pentru fiecare utilizator în parte și sunt stocate criptat. Un document emis de un coleg pleacă din contul acelui coleg de pe platformă, cu configurarea lui de numerotare, nu dintr-un cont comun
- Mai multe entități juridice — un cont poate conține mai multe organizații ale contului. Contractele, și facturile care decurg din ele, se împart între firmele proprietare cărora le aparțin efectiv, în loc să fie contopite într-o singură identitate de facturare
- Roluri pe măsura muncii — rolurile de administrator, supervizor și doar citire se aplică înregistrărilor financiare ca peste tot. Unui contabil extern i se poate da acces doar citire la documentele emise, fără a primi drepturi asupra contractelor sau a datelor de contorizare
- O evidență a ceea ce s-a trimis — fiecare document emis își păstrează jurnalul schimburilor cu platforma de facturare, referința și seria externă și eventualele comentarii de audit lăsate pe înregistrare. Întrebările apărute după luni de zile au un răspuns la dosar
- Un decont pe care chiriașul îl poate citi — fișa de decont pentru fiecare client se produce ca PDF personalizat, care arată cum a rezultat fiecare cifră — citiri, cheie de repartizare, cotă, perioadă — cu sigla, culorile și mărimile de literă proprii
Conectorii lucrează spre exterior. Produsul emite documente în platforma dumneavoastră de facturare și citește cifre înapoi din contabilitatea dumneavoastră; nu expune un API public prin care sisteme terțe să scrie în el.
Înainte și după
Varianta manuală și varianta integrată
Diferența nu este doar de viteză. Este numărul de copii independente ale unei cifre care rămân după închiderea perioadei.
| Pas | Foaie de calcul și introducere manuală | Cu modulul de finanțe |
|---|---|---|
| Repartizarea costurilor cu utilitățile | Formule întreținute manual într-un registru de calcul, copiate mai departe în fiecare perioadă | Chei de repartizare păstrate pe poziția de refacturare și evaluate de motorul de formule |
| Producerea liniilor de factură | Sume citite de pe un ecran, tastate în altul | Facturi de refacturare generate chiar din poziții |
| Numerotare și tip de document | Stabilite pentru fiecare document de cine emite în ziua respectivă | Configurate o singură dată pentru fiecare set de date de acces, aplicate la fiecare emitere |
| TVA la încasare | Ținut minte sau corectat ulterior de contabil | Marcat la nivelul datelor de acces și aplicat documentelor emise |
| Emiterea pentru firma potrivită | Un registru de calcul separat sau un cont separat pe platformă pentru fiecare firmă | Mai multe entități juridice în interiorul unui singur cont |
| Răspunsul la o întrebare a chiriașului | Reconstruiți calculul și sperați să iasă la fel | Deschideți factura și o urmăriți înapoi până la citire |
| Aducerea cifrelor în contabilitate | Reintroduse manual din platforma de facturare | Poziții înregistrate, citite înapoi prin conectorul contabil |
Cât costă
Tarifat ca modul, peste un plan de bază
Administrarea portofoliului este întotdeauna inclusă. Integrarea de contabilitate și facturare este unul dintre cele patru module opționale, toate la același preț.
Standard
Pentru un singur portofoliu care nu mai încape într-o foaie de calcul.
- Utilizatori 3
- Proprietăți 10
- Unități imobiliare 50
- Încăperi și spații comune 200
- Spațiu de stocare documente 25 GB
Toate prețurile sunt nete și nu includ TVA.
Extended
Pentru administratorii care gestionează mai multe clădiri și entități juridice.
- Utilizatori 10
- Proprietăți 50
- Unități imobiliare 250
- Încăperi și spații comune 1.000
- Spațiu de stocare documente 100 GB
Toate prețurile sunt nete și nu includ TVA.
Toate prețurile sunt fără TVA. Limitele complete ale planurilor, tarifele de depășire și condițiile Private Cloud se află pe pagina de prețuri.
Module opționale
Ce adaugă fiecare modul
Accounting & Invoicing Integration este modulul descris în această pagină: facturi, facturi de refacturare, platforma de facturare și conectorul contabil.
Închirieri și contracte
Contracte de închiriere, contracte de comodat, chiriași și memento-uri pentru termene.
Facturare utilități și repartizare costuri
Contoare, facturi furnizor, chei de repartizare și facturi de refacturare.
Integrare contabilitate și facturare
Emiteți documente pe platforma de facturare și înregistrați-le în contabilitate.
Analize de investiții și de afaceri
Evoluția veniturilor, analiza consumului și calcule de investiții.
Facility Management
Registru de echipamente tehnice, legături între echipamente și parteneri de service.
Utility Billing / Cost Reallocation se activează de obicei împreună cu el, pentru că produce cifrele care se facturează, iar Investment & Business Analyses folosește cifrele din contabilitate pe care le citește conectorul contabil.
Primii pași
Implementare și suport
Pachet de implementare
€ 400
Configurarea contului, patru ore de instruire la sediu, deplasarea, plus suport telefonic și pe e-mail în primele șase săptămâni.
Suport, consultanță și instruire
€ 75 /oră
Support, consulting and training after onboarding, delivered on a best-effort basis.
Toate prețurile sunt nete și nu includ TVA.
Întrebări
Puse de omul care trebuie să facă reconcilierea
Cu ce platformă de facturare se integrează software-ul?
Factureaza.ro este platforma de facturare integrată. Documentele se creează prin API-ul ei, cu tipul de document, prefixul și sufixul seriei de numerotare, titlurile documentului și ale părților, termenul de plată în zile și setarea de TVA la încasare pe care le configurați dumneavoastră. Documentele emise returnează seria externă, data documentului și un link de vizualizare, care se salvează pe înregistrarea facturii din sistemul de administrare imobiliară.
Cum evită integrarea contabilă reintroducerea cifrelor?
Facturile și facturile de refacturare se generează din aceleași înregistrări care au produs sumele — contracte, poziții de preț, poziții de refacturare și poziții de consum necontorizat. Nimic nu se exportă într-o foaie de calcul și nu se tastează înapoi. Documentele se emit direct prin platforma de facturare, iar conectorul contabil citește înapoi pozițiile de venituri și de cheltuieli înregistrate, pentru raportare.
Este acceptat regimul TVA la încasare?
Da. TVA la încasare se stabilește pe setul de date de acces folosit la emiterea documentelor, astfel încât fiecare document emis cu acea configurare poartă mențiunea corespunzătoare chiar din momentul emiterii, în loc să fie corectat ulterior. Acest lucru contează pentru conturile din România care aplică regimul, unde tratamentul de TVA la încasare trebuie să apară pe documentul propriu-zis.
Se pot emite facturi pentru mai multe firme proprietare dintr-un singur cont?
Da. Un cont poate conține mai multe entități juridice — organizațiile contului — iar contractele sunt atașate firmei căreia îi aparțin efectiv. Facturile urmează această atașare. Împreună cu datele de acces pentru fiecare utilizator pe platforma de facturare, un document pleacă din partea firmei corecte și din contul de platformă al persoanei corecte.
Ce facem dacă folosim alt sistem de contabilitate?
Astăzi există doi conectori: Factureaza.ro pentru emiterea documentelor și Hamor pentru contabilitate. Stratul de integrare a fost construit ca să primească și alți conectori, așa că adăugarea unuia înseamnă muncă peste o structură existentă, nu o rescriere. Spuneți-ne ce sistem folosiți și vă vom da o evaluare onestă înainte să vă angajați.
Este sigură conexiunea cu contabilitatea?
Conectorul Hamor funcționează prin GraphQL și se autentifică cu certificate SSL de client, nu cu o parolă comună păstrată într-un câmp de setări. Datele de acces pentru platformele externe se păstrează pentru fiecare utilizator în parte și sunt stocate criptat. Detalii despre găzduire, roluri și protecția datelor găsiți pe pagina de securitate.
Pasul următor
Opriți reconcilierea propriilor cifre
Dacă deconturile de utilități și contabilitatea dumneavoastră sunt legate în prezent printr-o foaie de calcul și un om atent, există un drum mai scurt. Spuneți-ne ce sisteme de facturare și de contabilitate folosiți.