Alkalmazási terület
Társasházkezelő szoftver a közös költségek felosztásához és a tagok felé átlátható elszámoláshoz
Egy társasház vagy lakásszövetkezet adminisztrációs munkájának nagy része két dologra megy el: a mindenkit terhelő költségek felosztására, és a felosztás elmagyarázására azoknak, akik fizetik. A rendszer mindkettőt ugyanabból a nyilvántartásból végzi.
- A közös területek önálló rekordok: udvar, parkoló, telek, épület, folyosó és lépcsőház, mindegyik saját alapterülettel
- A felosztási képlet költségcsoportonként állítható be – alapterület, személyek, egységek, fogyasztási hányad szerint vagy egyedi képlettel
- Minden tag kaphat saját arculatú PDF elszámolólapot, amely megmutatja minden összeg levezetését
- A mérőállás- és fogyasztási idősorok miatt az évek összevetése visszakeresés, nem külön munka
Felosztás
Az egyetlen számlán érkező költség szétosztása
A szolgáltató egyetlen bizonylatot küld az egész épületre. A társasháznak minden tag felé egy védhető hányadot kell kimutatnia belőle. Ezek azok az elemek, amelyek az elsőből a másodikat előállítják.
Konfigurálható felosztási kulcsok
A képletmotor költségcsoportonként értékeli ki a kulcsot: alapterület, személyek, egységek vagy fogyasztási hányad szerint, illetve egyedi képlettel arra az esetre, amelyet az alapító okirat ír le, és amelyet egyetlen szabványos kulcs sem fed le.
Szállítói számlák és gyűjtőszámlák
A felosztandó szállítói bizonylat rögzíthető, köztük azok a gyűjtőszámlák is, amelyek egyszerre több közműtípusra vagy több időszakra vonatkoznak, a beszkennelt példánnyal együtt, a rekordhoz csatolva.
Az alapdíjak külön kezelve
A mérés nélküli tételek hordozzák az alapdíjakat és az átalányelemeket, így az állandó költségek saját kulcs szerint oszlanak fel, ahelyett hogy beleolvadnának a fogyasztásba és észrevétlenül torzítanák.
Mérőórák és almérők
Ahol van almérő, a mért fogyasztást a rendszer levonja, és csak a maradékot osztja szét. Ahol nincs, a teljes felosztandó költség a beállított kulcs szerint oszlik el. Mindkét eset ugyanabban az elszámolásban fut.
Csoportosított továbbszámlázási tételek
A tételek közműtípus és továbbszámlázási mód szerint csoportosulnak, így a fűtés, a víz, az áram és az épületüzemeltetési szolgáltatások mindegyike a rá megállapított kezelést követheti, nem pedig egyetlen általános szabályt.
Elszámolási áttekintő
A továbbszámlázási áttekintő megmutatja, mely költségcsoportok készültek el, melyik vár még leolvasásra vagy szállítói számlára, és melyik állítható ki. Egy időszak lezárása így nem emlékezet kérdése.
A dokumentum
Az elszámolólap, amely lezárja a vitát
A társasházi viták nagy része nem az összegről szól, hanem arról, hogy nem látszik, honnan jött az összeg. Egy fizetési felszólításon szereplő végösszeg gyanút kelt; egy levezetés nem.
Az ügyfelenkénti elszámolólap saját arculatú PDF, amelyet a rendszer tagonként, ugyanazokból a rekordokból állít elő, amelyekből a számla is készült. Megmutatja a felosztandó költséget, a rá alkalmazott felosztási kulcsot, a kulcsba bemenő mérőállásokat vagy alapterületeket, és az ebből adódó hányadot. A lapon szereplő minden szám visszavezethető valamire, amit rögzítettek, dátumoztak, és amiért felelős valaki.
Mivel a rendszer állítja elő, és nem kézzel áll össze, nem mondhat mást, mint a számla, és évekkel később is újra előállítható annak a tagnak, aki csak az érintett időszak után csatlakozott.
Az arculat fiókonként állítható: logó, színséma és betűméretek az előállított PDF-en. Az elszámolások fiókonkénti SMTP-n keresztül a saját domainről távozhatnak, így a társasház levelezése a társasház levelezésének látszik.
Összehasonlítás
Több év fogyasztásának összevetése a tavalyi év újraépítése nélkül
A közgyűlésen a leggyakoribb kérdés az, hogy rosszabb-e az idei év a tavalyinál. A jó válaszhoz az kell, hogy a tavalyi év még mindig összehasonlítható formában létezzen.
Idősorként megőrzött mérőállások
A mérőállások egy idősor dátumozott rekordjai, nem pedig folyamatosan felülírt aktuális értékek. Minden időszak megőrzi azokat a mérőállásokat, amelyekből készült, beleértve a mérőóra cseréjekor rögzített leolvasásokat is.
Mérőállás-idősorok
Minden mérőórához tartozik egy idősor a mérőállásokról és a belőlük számolt fogyasztásról. Két fűtési időszakot egymás mellé téve látszik a különbség egy hidegebb tél és egy szivárgó felszálló vezeték között.
Fogyasztási kimutatások
Fogyasztás mérőóránként, egységenként és fogyasztási helyenként, időszakokon átívelően. Hasznos a közgyűlés előtt, és akkor is, amikor egy tulajdonos állítja, hogy megduplázódott a rá jutó rész.
Árbevétel- és költségidősorok
Az árbevétel-idősorok megtekinthetők összesítve, ingatlancsoport szerint, jogi személy szerint vagy mindkettő szerint csoportosítva – ez ott számít, ahol egy közösség több épületet is kezel.
Reprodukálható időszakok
A felosztási képlet azzal a tétellel együtt tárolódik, amelyet előállított. Egy három évvel ezelőtti elszámolás ma is az akkor érvényes szabályok szerint magyarázza önmagát, nem a maiak szerint.
Gyorsítótárazott áttekintők
A diagramos áttekintőket a rendszer gyorsítótárazza, a nehezebb munka pedig háttérfolyamatokban fut, így egy nagy társasház előzményei használható sebességgel nyílnak meg, nem pedig időtúllépéssel a közgyűlés előtti napon.
Válasz a tagoknak
Amit át lehet adni egy kérdező tagnak
Az átláthatóság egy társasházban jórészt logisztika: legyen meg a dokumentum, legyen meg a megfelelő nyelven, és lehessen betekintést adni anélkül, hogy bárki bármit módosíthatna.
- A levezetés, írásban — tagonkénti elszámolólap PDF-ben, amely megmutatja a felosztandó költséget, a kulcsot, a bemenő adatokat és a rá jutó hányadot. Abban a formában válaszol a kérdésre, amelyben feltették – dokumentummal, nem telefonhívással
- Csak olvasható hozzáférés — a szerepkörök: rendszergazda, felügyelő és csak olvasható, valamint egy támogatói szerepkör. Egy tisztségviselő betekintést kaphat a rekordokba anélkül, hogy módosíthatna egy mérőállást vagy újra kiállíthatna egy elszámolást
- A háttérdokumentumok a helyükön — a szállítói számlák, a szerződések, a levelezés és a fényképek ahhoz az entitáshoz tartoznak, amelyikhez valók, S3-alapú tárolással, így a bizonyíték a szám mellett van, nem valakinek a postafiókjában
- Naplózott megjegyzések a rekordokon — a megjegyzések rögzítik, miért történt egy kézi korrekció, közvetlenül a korrekció mellett. Ez akkor számít, amikor egy évvel később nem az áll a tagok elé, aki elvégezte
- Határidős emlékeztetők — az értesítési események e-mailes emlékeztetőt küldenek a szerződés lejárata és a megújítási határidők előtt; a kiküldést háttérfolyamatok végzik, naplózva, hogy mi ment ki és kinek
- Három felületi nyelv — angol, német és román. Az EU-s társasházakban a vegyes állampolgárságú tulajdonosi kör megszokott, és nem a felület lehet az akadály
A modell számokban
Mit tartalmaz valójában a társasházi nyilvántartás
Nem piaci állítások, hanem annak az adatmodellnek a felépítése, amelyben dolgozni fog.
A hatókör, őszintén
Mit fed le, és mit nem
Ez portfólió- és továbbszámlázási ügyviteli rendszer, nem társasházi működtető csomag. A határt hasznosabb vásárlás előtt ismerni, mint utána felfedezni.
| Feladat | A termékben | Megjegyzés |
|---|---|---|
| A közös részek, az egységek és a helyiségek nyilvántartása alapterületekkel | A portfóliókezelés alapja, mindig benne van | |
| A szállítói költségek felosztása a tagok között konfigurálható kulcsok szerint | Továbbszámlázás és költségfelosztás modul | |
| Tagonkénti levezető lap saját arculatú PDF-ben | Ugyanazokból a rekordokból készül, mint a számla | |
| Több év fogyasztásának és árbevételének összehasonlítása | Idősorok és kimutatások; az elemzések a beruházási és üzleti modulban | |
| Számlák kiállítása és átadásuk a könyvelésbe | A számlázási és a könyvelési csatolón keresztül | |
| Szerződések a lakókkal, a térítésmentes használattal együtt | Bérleti szerződések, haszonkölcsön-szerződések, megszüntető megállapodások | |
| Közgyűlés, napirend, jegyzőkönyv, szavazás | Maradjanak ott, ahol most vannak; a termékben nincs társasházi működtető modul | |
| Felújítási alap kezelése és társasházi könyvelés | A saját könyvelési rendszerében marad, amelyet a csatoló táplál | |
| Karbantartási hibajegykezelés vagy lakói mobilalkalmazás | A létesítménygazdálkodás az eszköznyilvántartást fedi le, nem a hibajegyeket |
A létesítménygazdálkodás modulként érhető el, és a termék legújabb területe. Épületenként tipizált műszaki eszköznyilvántartást, eszközkapcsolatokat, megállapodott árlistával rendelkező szolgáltató partnereket és eszközönkénti dokumentumokat ad. Hibajegykezelést és mobilalkalmazást nem.
Kérdések
Amit a tisztségviselők és a közös képviselők kérdezni szoktak
Fel tudja osztani a szoftver a közös épületköltségeket az egyes tulajdonosokra?
Igen. A szállítói számlákat a rendszer felosztandó költségként rögzíti, és továbbszámlázási tételeken keresztül osztja szét; mindegyik tételhez saját, konfigurálható felosztási képlet tartozik. A kulcs lehet alapterület, személyek, egységek vagy fogyasztási hányad szerinti, illetve egyedi képlet. A mért fogyasztást a rendszer levonja, mielőtt a maradékot szétosztaná, az alapdíjak pedig külön kulcs szerint oszlanak el.
Hogyan látják a tagok, hogyan számolták ki a rájuk jutó részt?
Minden tag megkaphatja az ügyfelenkénti elszámolólapot saját arculatú PDF-ben, amely ugyanazokból a rekordokból készül, mint a számla. Megmutatja a felosztandó költséget, a felosztási kulcsot, a kulcsba bemenő mérőállásokat vagy alapterületeket, és az ebből adódó hányadot. Később is újra előállítható, azokra az időszakokra is, amelyek megelőzik az adott tag belépését.
Össze tudjuk hasonlítani az egyes évek fogyasztását?
Igen. A mérőállásokat a rendszer dátumozott idősorként tárolja, nem egyetlen aktuális értékként, és minden mérőórához tartozik mérőállás- és fogyasztási idősor. A fogyasztási kimutatások mérőórákra, egységekre és fogyasztási helyekre terjednek ki, időszakokon átívelően, az árbevétel-idősorok pedig csoportosíthatók ingatlancsoport szerint, jogi személy szerint vagy mindkettő szerint.
Kezeli a közgyűlést, a jegyzőkönyvet vagy a szavazást?
Nem. Ez portfólióadatokra, költségfelosztásra és számlázásra való ügyviteli rendszer, nem társasházi működtető csomag. Nincs benne közgyűléskezelés, szavazás és felújításialap-könyvelés. A könyvelési integráció a saját könyvelési rendszerét táplálja – a társasházi könyvelés helye ott van.
Kaphatnak a tisztségviselők hozzáférést úgy, hogy semmit ne módosíthassanak?
Igen. A szerepkörök: rendszergazda, felügyelő és csak olvasható, valamint egy támogatói szerepkör. A csak olvasható hozzáféréssel egy tisztségviselő megnézheti a rekordokat, az elszámolásokat és az idősorokat anélkül, hogy módosíthatná a mérőállásokat, a képleteket vagy a kiállított bizonylatokat. A támogatáshoz használt felügyelt felhasználóváltást a rendszer naplózza.
Következő lépés
Tegye magyarázhatóvá a felosztást a következő közgyűlés előtt
Vegye fel egyszer a közös részeket, ossza fel minden költségcsoportot azzal a kulccsal, amelyet ténylegesen az alapító okirat ír le, és adja át minden tagnak a levezetést a végösszeg helyett.