Alapmodul
Ingatlankezelő szoftver a telektől a helyiségig
Tipizált hierarchia mindenre, ami a portfólióban van: ingatlancsoportok, ingatlanok, ingatlanegységek, helyiségek és közös területek. Az alapterületek automatikusan összegződnek. A kataszteri adatok ott vannak, ahol a helyük van.
- Négy szint: ingatlancsoport, ingatlan, ingatlanegység, helyiség vagy közös terület
- Az alapterületek automatikusan összegződnek a helyiségektől az egységeken és az ingatlanokon át a csoportokig
- Kataszteri szám, topográfiai szám és ingatlan-nyilvántartási adatok ingatlanonként
- Minden előfizetésben benne van. A portfólió alapmodul nem külön fizetős kiegészítő
A struktúra
Négy szint, egyetlen nyilvántartási szerkezet
A rendszerben minden portfólió ugyanabból a négy szintből épül fel. Semmi nem szabad szöveges, és semmi nem kerül véletlenül rossz helyre a hierarchiában: a rendszer mentés előtt ellenőrzi, hogy az alárendelt rekord valóban a megadott szülőhöz tartozik-e.
Ingatlancsoport
A legfelső szint. Rendszerint egy telephely, egy lakópark, egy akvizíció vagy egy jogi szempontú csoportosítás. Neve, leírása, földrajzi koordinátái és belső azonosítója van. A kimutatások és az árbevétel-idővonalak csoportonként készülnek.
Ingatlan
Egy épület vagy egy telek a csoporton belül. Itt szerepel a cím, a telekterület, a beépített és a hasznos alapterület, valamint a kataszteri, a topográfiai és az ingatlan-nyilvántartási adatok. A közös területek ide kapcsolódnak, nem az egységekhez.
Ingatlanegység
A bérbe adható egység: lakás, üzlethelyiség vagy raktárhelyiség. Rögzíthető a lakásszáma, a saját alapterületei, a belső azonosítója, és ha szükség van rá, a saját könyvelési azonosítója.
Helyiségek és közös területek
A legkisebb szint. A helyiségek egy egységhez tartoznak, és beépített alapterületük, hasznos alapterületük és belmagasságuk van. A közös területek – udvarok, parkolók, lépcsőházak – az ingatlanhoz tartoznak, és megosztottak.
Őszinte helyzetkép
Miért nem bír el egy táblázat nagyjából tíz épületnél többet
A táblázatnak egyetlen, lapos névtere van. A portfóliónak négy szintje. Az „egy sor, egy egység” elv addig működik, amíg nincs szükség helyiségszintű alapterületekre; onnantól indul egy második munkalap, és a kettő egy negyedéven belül elcsúszik egymástól.
A táblázatban az összesítések másolt képletek. Ha valaki beszúr egy sort, csendben elromlanak, és semmi nem jelzi. Itt az ingatlan teljes hasznos alapterületét nem kell beírni: az az ingatlanegységek és a közös területek összege, amelyet a rendszer újraszámol, valahányszor egy helyiség megváltozik.
A táblázatban nincs típusrendszer sem. A „Garázs” az egyik sorban, a „garázs” a következőben és a „Parkplatz” a harmadikban a gép számára három különböző dolog, vagyis nem vezethető le belőlük felosztási kulcs. Az alapterület szerinti és az egységek szerinti felosztást éppen a tipizált helyiségek és területek teszik egyáltalán lehetővé.
És a táblázat nem tudja garantálni, hogy egy egység valóban ahhoz az épülethez tartozik, amelyikhez gondoljuk. Amint közüzemi továbbszámlázás is folyik, a hibás alapterület már nem szépséghiba: hibás számla lesz belőle, amely kimegy a házból, és a bérlőnél köt ki.
Tipizált, nem szabad szöveg
A rögzíthető egység-, helyiség- és területtípusok
Ezeket a típusokat tartalmazza a rendszer. Szándékosan kötöttek: a zárt fogalomkészlet teszi lehetővé, hogy az alapterületek helyesen összegződjenek, és a felosztási kulcsok kézi megfeleltetés nélkül feloldódjanak.
- Ingatlanegység-típusok — Lakás, üzlethelyiség és raktárhelyiség. A típus határozza meg, hogyan kezeli a rendszer az egységet a szerződésekben és a kimutatásokban, és lehetővé teszi, hogy egy vegyes hasznosítású ingatlanban a lakáscélú és az üzleti árbevétel külön látszódjon, anélkül hogy minden rekordot kézzel kellene címkézni.
- Helyiségtípusok — Nappali, fürdőszoba, konyha, tároló, folyosó, padlás, pince és lépcsőház. Minden helyiséghez tartozik beépített alapterület, hasznos alapterület és belmagasság, valamint egy sorrendindex, hogy az egység helyiségei abban a sorrendben szerepeljenek, ahogyan a bejáráskor követik egymást.
- Közös terület és kültéri típusok — Udvar, parkoló, telek, épület, folyosó és lépcsőház. Ezek az ingatlanhoz tartoznak, nem egyetlen egységhez, és az ingatlan alapterület-összesítésébe beszámíthatók, vagy kihagyhatók belőle.
- Ingatlantípusok — Épület és telek. A beépítetlen telek teljes értékű rekord saját kataszteri adatokkal és telekterülettel, nem pedig helykitöltő sor, amely egy majdani épületre vár.
Alapterületek
Alapterületek és méretek, amelyeket nem kézzel kell karbantartani
Az alapterületeket azon a szinten kell megadni, amelyen ténylegesen rendelkezésre állnak. A helyiségek alapterülete az ingatlanegység szintjén összegződik. Az egységek alapterülete – a közös területekkel együtt vagy azok nélkül – az ingatlan szintjén. Az ingatlanok alapterülete pedig a csoport szintjén. Ha egy szintre van felmért érték, az közvetlenül rögzíthető, és elsőbbséget élvez a számított összeggel szemben.
Három alapterületi adat marad külön, mert más-más kérdésre válaszolnak: telekterület, beépített alapterület és hasznos alapterület. A helyiségekhez és a közös területekhez ezen felül belmagasság is tartozik, így a térfogatalapú kérdések is megválaszolhatók maradnak.
A mértékegység fiókonként állítható be, és öröklődik lefelé a hierarchiában; a hektárban megadott értékeket a rendszer négyzetméterre normalizálja, mielőtt bármit összeadna. Egy hektárban nyilvántartott telek és egy négyzetméterben nyilvántartott lakás így ugyanabban az összesítésben szerepelhet, kézi átváltás nélkül.
A nagy portfóliók összesített értékeit a rendszer gyorsítótárazza, és érvényteleníti, amint az alattuk lévő struktúra megváltozik, így egy több száz egységből álló csoport is várakozás nélkül nyílik meg.
A hivatalos nyilvántartás
Kataszteri, ingatlan-nyilvántartási és azonosító adatok magán a rekordon
Az ingatlant jogilag azonosító adatoknak az ingatlan rekordján a helyük, nem egy mappában valakinek a gépén.
Kataszteri és topográfiai szám
Minden ingatlanhoz külön mezőként tartozik a kataszteri szám (Magyarországon a helyrajzi szám) és a topográfiai szám; mindkettő kereshető és szűrhető, így egy telek a hivatalos azonosítója alapján is megtalálható, nem csak azon a néven, amelyet belül adtak neki.
Ingatlan-nyilvántartási adatok
Egy szabad szöveges ingatlan-nyilvántartási mező fogadja azokat a bejegyzéseket, terheket és hivatkozásokat, amelyek nem férnek bele kötött szerkezetbe – annál a teleknél, amelyre vonatkoznak, nem pedig egy csatolmányban, amelyet senki nem nyit meg.
Belső és könyvelési azonosítók
Minden rekord kaphat belső azonosítót, amely a Workspace-en belül egyedi, és a felületen mindenütt a név előtt jelenik meg. Az ingatlanokhoz és az egységekhez emellett külön könyvelési azonosító is rögzíthető a főkönyv saját számozásához.
Jogi személyhez rendelés
Az ingatlancsoport, az ingatlan és az egység a fiókban rögzített jogi személyek egyikéhez rendelhető. Beállítás hiányában a rekord a szülője jogi személyét örökli, így a több bérbeadó cég között megosztott portfólió is a megfelelő helyre kerül.
Cím és koordináták
Az ingatlanok címe a Workspace-en belül egyedi, ami kiszűri a fél évvel később, kissé eltérő írásmóddal létrehozott duplikátumot. Az ingatlancsoportokhoz ezen felül földrajzi szélesség és hosszúság is tartozik.
Megjegyzések a rekordokon
Bármelyik rekordhoz fűzhet megjegyzést a csapat; a megjegyzés a rekordnál marad, és látszik, ki írta. Egy épületre vonatkozó döntések így az épületnél maradnak.
Munka a struktúrával
Dokumentumok, címkék, gráfok és csoportszintű kimutatások
Egy struktúra csak akkor hasznos, ha lehet hozzá dolgokat kapcsolni, keresni benne, és egyben látni.
Dokumentumok és csatolmányok
Tervrajzok, okiratok, fényképek, levelezés és tanúsítványok csatolhatók a hierarchia bármely eleméhez. A tárolás S3-alapú, és a csomaghoz tartozó dokumentumtár-keretbe számít bele; a további gigabájtok havidíjasak.
Szabad címkézés
A struktúrát tipizált hierarchia adja, minden másra ott vannak a szabad címkék. Megjelölhető, hogy egy rekord felújítás alatt áll, támogatással érintett vagy egy értékesítési csomag része – bármi, amire a szervezetnek ténylegesen szűrnie kell.
Hierarchiagráf
Minden rekordhoz készül egy gráf a hierarchiabeli helyéről: felette a szülők, alatta csoportosítva a gyermekek, a megfelelő csomópontokon a havi árbevétellel és az aktív szerződések számával. Átadás-átvételnél és ellenőrzéseknél hasznos.
Csoportszintű kimutatások
Ingatlancsoportonként külön kimutatás: az ingatlanok, az ingatlanegységek és a helyiségek száma, a telekterület, a beépített és a hasznos alapterület, az aktuális havi bérleti bevétel pénznemenként, valamint a négyzetméterre jutó árbevétel.
Szűrés és CSV-export
Minden lista szűrhető típus, csoport, azonosító, címke és a fenti mezők szerint, a darabszámokról pedig át lehet lépni a szűrt listára. A szerződésadatok CSV-be exportálhatók, ha a rendszeren kívül van rájuk szükség.
Három felületi nyelv
Angol, német és román. Ott számít, ahol a mérőállásokat rögzítő és a kimutatásokat olvasó munkatársnak nincs közös munkanyelve.
Számokban
Mit tartalmaz az alapmodul
A lista felhasználói szinten nem bővíthető. Ha a portfóliójához olyan típus kell, amely nem szerepel benne, írja meg, melyik az.
Elkülönítés és hozzáférés
Egy Workspace, szigorú elhatárolás, meghatározott szerepkörök
Minden rekord egy fiókhoz tartozik. Amikor egy egység ingatlanhoz kerül, a rendszer mentés előtt ellenőrzi, hogy az ingatlan valóban a saját fiókhoz tartozik-e: a fiókok közötti hivatkozásokat a modell utasítja vissza, a megakadályozásuk nincs a felületre bízva.
A bejelentkezéshez három adat kell: a Workspace ID, egy e-mail-cím és egy jelszó. Az adatok elkülönítését a Workspace ID biztosítja. Két szervezet használhatja ugyanazt az e-mail-tartományt, sőt ugyanazt a címet is anélkül, hogy valaha ütköznének, a felhasználó hozzáférési adatai pedig csak a saját Workspace-ében érvényesek.
A szerepkörök: rendszergazda, felügyelő és csak olvasható, valamint egy támogatói szerepkör. A támogatói hozzáférés felügyelt felhasználóváltással és naplózással működik, így a segítséget nyújtó munkatárs soha nem névtelenül dolgozik.
A körkörös szülő-gyermek kapcsolatokat a rendszer eleve kizárja. Egy struktúra nem tartalmazhatja önmagát, bármilyen kreatív is az átszervezés.
Mi épül rá
A portfólió alapmodulja az, amelyből a többi modul olvas
A szerződések, a mérőórák, a műszaki eszközök és a számlák mind ennek a hierarchiának az elemeire hivatkoznak vissza. A rendszer többi része attól működik, hogy a struktúra egyszer jól készült el.
Bérlet és szerződések
A bérleti szerződések, a haszonkölcsön-szerződések és a megszüntető megállapodások egységekhez, ingatlanokhoz vagy csoportokhoz kapcsolódnak, ártételekkel, idővonalakkal és automatikus emlékeztetőkkel a lejárati és a megújítási határidők előtt.
Közüzemi továbbszámlázás
Az alapterület szerinti és az egységek szerinti felosztási kulcsokat a rendszer az itt tárolt alapterületekből számolja. Az almérők a struktúrán belüli fogyasztási helyekhez kapcsolódnak.
Létesítménygazdálkodás
A műszaki eszközök – felvonók, fűtési rendszerek, napelemes rendszerek, tűzvédelem – ahhoz az épülethez kerülnek nyilvántartásba, amelyben működnek, szolgáltató partnerekkel és árlistákkal együtt.
Pénzügy és könyvelés
A számlákat és a továbbszámlázási számlákat a rendszer a portfólió- és a közműadatokból állítja elő, majd átadja a számlázó platformnak és a főkönyvnek.
Kimutatások és elemzések
Árbevétel-idővonalak összesítve, ingatlancsoportonként, jogi személyenként vagy egyszerre a kettő szerint, a fogyasztási idővonalak és a beruházási elemzések mellett.
Üzemeltetés
Futtatás EU-ban tárolt, osztott infrastruktúrán, vagy dedikált, együgyfeles környezetben, tükrözött mentésekkel, magas rendelkezésre állással és white label megjelenéssel.
Alapból benne, nem külön
A portfóliókezelés minden csomagban benne van
A csomag a kereteket határozza meg, amelyeket pontosan az ezen az oldalon leírt elemekben számol a rendszer: felhasználók, ingatlanok, ingatlanegységek, helyiségek vagy területek, valamint dokumentumtár.
Standard
Egyetlen portfólióhoz, amely már kinőtte a táblázatkezelőt.
- Felhasználók 3
- Ingatlanok 10
- Ingatlanegységek 50
- Helyiségek és közös területek 200
- Dokumentumtár 25 GB
Minden ár nettó ár, áfa nélkül értendő.
Extended
Több épületet és jogi személyt kezelő ingatlankezelőknek.
- Felhasználók 10
- Ingatlanok 50
- Ingatlanegységek 250
- Helyiségek és közös területek 1,000
- Dokumentumtár 100 GB
Minden ár nettó ár, áfa nélkül értendő.
A bérlet és szerződések, a közüzemi számlázás, a könyvelési integráció és a beruházási elemzések opcionális modulként bővítik a rendszert. Az Extended csomag fölött a növekedést a közzétett egységárak szerint számlázzuk. A részletes bontás a költségkalkulátorral együtt az árak oldalon található.
Kérdések
Amit az első ingatlan rögzítése előtt szoktak kérdezni
A portfóliókezelés minden csomagban benne van, vagy külön fizetős modul?
Minden előfizetésben benne van. Mindkét csomag a teljes hierarchiát tartalmazza; a különbség a felhasználók, az ingatlanok, az ingatlanegységek, a helyiségek vagy területek és a dokumentumtár keretében van. A bérlet és szerződések, a közüzemi számlázás, a könyvelési integráció és a beruházási elemzések opcionális modulok, amelyek akkor adhatók hozzá, amikor szükség van rájuk. A közzétett csomag- és modulárak az árak oldalon találhatók, és minden ár áfa nélkül értendő.
Minden helyiséget rögzíteni kell a rendszer használatához?
Nem. Az alapterületeket azon a szinten kell megadni, amelyre megbízható adat áll rendelkezésre. Egy ingatlan felmért hasznos alapterülettel egyetlen rögzített helyiség nélkül is jól működik. A helyiségszintű részletesség akkor térül meg, amikor a közüzemi továbbszámlázáshoz alapterület szerinti felosztási kulcs kell, vagy amikor felújítást kezelnek, és helyiségenkénti méretekre van szükség. Ez később is pótolható.
Hogyan számolja a rendszer az ingatlanok alapterületét?
A helyiségek alapterülete az ingatlanegység szintjén összegződik, az egységek alapterülete az ingatlan szintjén, az ingatlanok alapterülete pedig az ingatlancsoport szintjén. A közös területek beszámíthatók az ingatlan összesítésébe, vagy kihagyhatók belőle. Ha egy szinten közvetlenül rögzítenek egy értéket, az elsőbbséget élvez a számított összeggel szemben. A hektárban megadott értékeket a rendszer az összegzés előtt négyzetméterre normalizálja.
Tarthat egyetlen fiók több cég tulajdonában lévő ingatlanokat?
Igen. Egy fiókban több jogi személy is rögzíthető, és az ingatlancsoportok, az ingatlanok és az ingatlanegységek mindegyike hozzárendelhető egyhez. Beállítás hiányában a rekord a szülője jogi személyét örökli. A szerződések és az árbevétel-kimutatások ezután csoportosíthatók jogi személy szerint, ingatlancsoport szerint vagy egyszerre a kettő szerint.
Mi történik, ha a csomag ingatlan- vagy egységkerete betelik?
Az Extended csomag fölött a használatot túlhasználatként számlázzuk: havi díjat számítunk fel minden további ingatlan, minden további ingatlanegység, minden további helyiség vagy közös terület és minden további gigabájt tárhely után, a közzétett díjak szerint. A keret túllépésekor semmi nem áll le.
Importálható meglévő portfólió táblázatokból?
Az adatmigrációt a bevezetés részeként vagy tanácsadási munkaként végezzük. A bevezetési csomag tartalmazza a fiók beállítását, négy óra helyszíni oktatást a munkatársaknak, a kiszállást és az első hat hét konzultációit. Az ezt követő további támogatás és tanácsadás óradíjas, legjobb igyekezet szerinti elszámolásban.
Következő lépés
Építse fel a struktúrát, mielőtt a számlázás múlna rajta
A portfólióhierarchia az az alap, amelyből minden más modul olvas. Tíz épületnél könnyebb jól felépíteni, mint ötvennél kijavítani.