A teljes modultérkép
Ingatlankezelő szoftver moduljai, egyetlen rendszerbe építve
A portfóliókezelés az alap. A szerződések, a közüzemi továbbszámlázás, a létesítménygazdálkodás (facility management), a pénzügy és az elemzések erre épülő modulok. Mind a hat ugyanazokat a rekordokat olvassa és írja.
- Egyetlen hierarchia – ingatlancsoport, ingatlan, ingatlanegység, helyiség és közös terület –, amelyet minden modul ugyanúgy használ
- Workspace szerinti ügyfélszintű elkülönítés, egyetlen fiókon belül több jogi személlyel
- A felület angol, német és román nyelven érhető el
- EU-ban tárolt Public Cloud vagy dedikált, együgyfeles Private Cloud bevezetés
Egy adatmodell, hat feladat
Ugyanaz az épületrekord hat különböző feladatot lát el
A portfólió adminisztrációja többnyire nem egyetlen feladat. Hat feladat, és rendszerint hat különböző helyen készül: egy táblázat az egységekről, egy mappa a beszkennelt szerződésekkel, egy második táblázat a fűtési szezonra, egy karbantartási lista, egy könyvelési export, és egy diasor, amelyet valaki minden tulajdonosi gyűlés előtt újra összerak.
Mind a hatnak ugyanarra az alapadatra van szüksége: melyik egységről van szó, mekkora, ki lakja, és milyen szerződés alapján. Ha ez az adat hat fájlban él, ellentmond önmagának. A rezsielszámoláshoz használt alapterület nem egyezik a bérleti szerződésben szereplővel, és senki nem tudja megmondani, melyik a helyes.
Itt az adatot egyszer kell rögzíteni. Egy ingatlanegység hordozza a helyiségeit, az alapterületeit, a kataszteri és ingatlan-nyilvántartási adatait, a dokumentumait és a címkéit. Innentől bérleti szerződés kapcsolódik hozzá, almérőt rendelnek hozzá, felosztási kulcs osztja szét rá a szállítói számlát, a kiállított számla hivatkozik rá, az árbevétel idővonala pedig ábrázolja. Ha megváltozik az egység alapterülete, minden ráépülő szám vele együtt mozdul.
Ezt jelenti itt a „modul”. Nem külön alkalmazást saját adatbázissal és saját importálási rutinnal, hanem egy további feladatot, amelyet ugyanaz a rekord lát el.
A hat megoldásterület
Mit tudnak az egyes modulok, és hol olvashat róluk többet
A portfóliókezelés minden csomagban benne van. A többi terület modul, amely szükség szerint bekapcsolható. Mindegyiknek saját oldala van azzal a részletességgel, amire egy ingatlankezelőnek a döntés előtt szüksége van.
Portfóliókezelés
Ingatlancsoportok, ingatlanok, ingatlanegységek, helyiségek és közös területek. Az alapterületek automatikusan összegződnek a helyiségektől az egységeken át az ingatlanokig. Kataszteri és ingatlan-nyilvántartási adatok, dokumentumtár, címkézés és vizuális hierarchiagráf. Minden csomagban benne van.
Alap
Bérleti és haszonkölcsön-szerződések
Bérleti szerződések, haszonkölcsön-szerződések és megszüntető megállapodások, ügyfelekkel, bármely intervallumra normalizált ártételekkel, szerződés-idővonallal és árelőzményekkel, CSV-exporttal és e-mailes emlékeztetőkkel a lejárati és megújítási határidők előtt.
Közüzemi továbbszámlázás és költségfelosztás
Közműszolgáltatók, közüzemi szerződések, fogyasztási helyek, mérőórák és almérők, kötegelt leolvasás, szállítói számlák és gyűjtőszámlák, alapdíjak, konfigurálható felosztási kulcsok, számlaelőnézet, kötegelt kiállítás és ügyfelenkénti elszámolólap PDF-ben.
Létesítménygazdálkodás
Épületenkénti műszaki eszköznyilvántartás – felvonók, fűtési rendszerek, hőszivattyúk, napelemes és napkollektoros rendszerek, szellőztetőrendszerek, tűzvédelem, beléptetőrendszerek és további eszközök –, eszközkapcsolatokkal, szolgáltató partnerekkel, megállapodott árlistákkal és eszközönkénti dokumentumokkal.
Pénzügyi és könyvelési integráció
A portfólió- és közműadatokból előálló számlák és továbbszámlázási számlák, számlázóplatform-integráció bizonylattípusokkal, számlaszám-tartományokkal és pénzforgalmi áfa-elszámolással, valamint könyvelési csatoló GraphQL felett, ügyféloldali SSL-tanúsítvánnyal.
Kimutatások és elemzések
Árbevétel-idővonalak globálisan, ingatlancsoportonként, jogi személyenként vagy mindkét bontásban. Mérőállás- és fogyasztási idővonalak. Beruházási és üzleti számítások. Diagramos áttekintők, gyorsítótárazva, hogy a nagy portfóliók is használhatók maradjanak.
Alap és modulok
Mit vált ki egy-egy modul
Az alap annak a nyilvántartása, ami az Ön tulajdonában van; a másik öt egy-egy olyan feladatot vesz át, amelyet egyébként máshol, kézzel végeznek. A modulok bármelyik csomaghoz hozzáadhatók.
| Modul | Az átvett feladat | Amit jellemzően kivált |
|---|---|---|
| Portfóliókezelés | Annak nyilvántartása, mi van a tulajdonban és mekkora | A központi táblázat az egységekről és az alapterületekről, mellette egy megosztott meghajtó szkennekkel és kataszteri kivonatokkal |
| Bérlemények és szerződések | Szerződések, lakók, árak és határidők | Egy szerződésmappa, naptári emlékeztető minden felmondási időhöz, és egy kézzel vezetett bérletidíj-nyilvántartás |
| Továbbszámlázás és költségfelosztás | Mérés, felosztási kulcsok és a bérlői elszámolás | Az éves rezsielszámolási táblázat, amelyet minden fűtési szezonban újra összeraknak, és a papíron vezetett leolvasások |
| Könyvelési és számlázási integráció | A számlák kiállítása és átadásuk a könyvelésbe | Számadatok újragépelése a számlázó platformba, majd még egyszer a könyvelésbe |
| Beruházási és üzleti elemzések | Az árbevétel alakulása és a beruházási számítás | A tulajdonosi gyűlésre készülő diasor, amelyet valaki minden időszakban kézzel rak össze |
| Létesítménygazdálkodás | A műszaki eszköznyilvántartás és a hozzá tartozó szolgáltató partnerek | Épületenkénti lista a berendezésekről, a garanciákról és a kivitelezők telefonszámairól |
A portfóliókezelés magában a csomagban benne van. A négy választható modul havi átalánydíjas, a létesítménygazdálkodás pedig egyedi árajánlat alapján érhető el, nem árlistáról – az árak alább olvashatók.
Alap, modulok és ár
Mennyibe kerülnek havonta az egyes modulok
Minden ár áfa nélkül értendő. A csomag ára a portfólió-alapot és annak kereteit fedi le; a modul a mindenkori csomag mellé adható hozzá.
Bérlemények és szerződések
Bérleti szerződések, haszonkölcsön-szerződések, bérlők és határidő-emlékeztetők.
Továbbszámlázás és költségfelosztás
Mérőórák, szállítói számlák, felosztási kulcsok és továbbszámlázási számlák.
Könyvelési és számlázási integráció
Bizonylatok kiállítása a számlázó platformon és átadásuk a könyvelésbe.
Beruházási és üzleti elemzések
Árbevétel-előzmények, fogyasztáselemzés és beruházási számítások.
Létesítménygazdálkodás
Műszaki eszköznyilvántartás, eszközkapcsolatok és szolgáltató partnerek.
A csomagok teljes keretei, az Extended csomagon túli túlhasználati díjak és a bevezetési csomag az árak oldalon találhatók.
Elérhető és folyamatosan bővül, de nem tartozik a közzétett árlistán szereplő négy modul közé, és nincs hozzá sem ticketrendszer, sem mobilalkalmazás. Mielőtt erre építené a folyamatait, nézze meg pontosan, mit fed le.
A kataszteri adattól a kiállított számláig
Hogyan halad végig egy szám a rendszeren
A modulok abban a sorrendben követik egymást, ahogyan egy szám ténylegesen végigmegy a rendszeren. Minden lépés egy másik modul, és mindegyik azt olvassa, amit az előző írt.
-
A telek bekerül a nyilvántartásba
Az ingatlan a kataszteri, ingatlan-nyilvántartási és topográfiai adataival együtt jön létre, majd ingatlanegységekre és helyiségekre bomlik. Az alapterületek automatikusan összegződnek. Ez a rekord az a viszonyítási alap, amelyhez minden későbbi lépés mér.
-
Az egységet bérbe adják
Egy bérleti vagy haszonkölcsön-szerződés ügyfelet kapcsol az egységhez, ártételekkel és árintervallummal. A szerződés rögzíti, ki a fizetésre kötelezett abban az időszakban, amelynek a számlázása most következik.
-
A fogyasztás mérése
A mérőórák és az almérők leolvasása egy olyan kötegelt képernyőn történik, amelyet épületbejáráshoz terveztünk. Ugyanarra az időszakra megérkeznek a fogyasztási helyhez tartozó szállítói számlák és alapdíjak.
-
A költség felosztása
A továbbszámlázási tételek közműtípus és továbbszámlázási mód szerint csoportosítják a költséget, majd felosztási kulccsal osztják szét: alapterület szerint, személyek szerint, egységek szerint, fogyasztási hányad szerint vagy egyedi képlettel.
-
A számla kiállítása
Előbb az előnézetben ellenőrizheti az eredményt, majd kötegelt kiállítás következik. A számlák a csatlakoztatott számlázó platformon keresztül, a megfelelő jogi személy nevében, a megfelelő felhasználó hozzáférési adataival és a megállapodott számlaszám-tartománnyal mennek ki.
-
Az időszak kimutatása
Ugyanezek a számok jelennek meg az árbevétel- és fogyasztási idővonalakon – ingatlancsoport, jogi személy vagy mindkettő szerinti bontásban –, valamint az ügyfelenkénti elszámolólapon, abban a PDF-ben, amely megmutatja, melyik szám hogyan állt elő.
Mindenütt, nem modulonként
Platformszintű képességek, amelyek mind a hathoz járnak
Ezek a rendszer tulajdonságai, nem egy adott modul funkciói. Bármelyik kombinációt használja, érvényesek.
- Workspace-hez kötött bejelentkezés — a bejelentkezéshez Workspace ID, e-mail-cím és jelszó szükséges. A hozzáférési adatok csak a saját Workspace-en belül érvényesek, így két ügyfél ütközés nélkül használhatja ugyanazt az e-mail-tartományt
- Több jogi személy egy fiókon belül — a szerződések és a számlák szétoszthatók azok között a bérbeadó cégek között, amelyekhez ténylegesen tartoznak, az árbevétel pedig jogi személyenként és ingatlancsoportonként is kimutatható
- Szerepkörök és felügyelt hozzáférés — rendszergazda, felügyelő, csak olvasható és támogatói szerepkörök. A felügyelt felhasználóváltással a támogatás a fiókon belül járhat el, naplózással arról, mi történt és ki tette
- Arculat a generált dokumentumokon — fiókonkénti logó, színséma és betűméretek a generált PDF-eken, beleértve az ügyfél elszámolólapját is. A teljes white label megjelenés a Private Cloud bevezetésben érhető el
- Fiókonkénti SMTP — a szerződéses emlékeztetők és a többi bérlői e-mail a saját SMTP-kiszolgálójáról, a saját domainjéről megy ki, nem pedig egy olyan platformcímről, amelyet a lakók nem ismernek fel
- Három felületi nyelv — angol, német és román, így a leolvasásokat rögzítő gondnok és a számlákat egyeztető könyvelő is a saját nyelvén dolgozhat
Hogyan állítható össze az előfizetés
Vegye az alapot, majd csak azokat a feladatokat adja hozzá, amelyek valóban felmerülnek
Minden fiók a portfóliókezeléssel indul, Standard vagy Extended csomagon. Ez önmagában is működő rendszer: nyilvántartás arról, mi van a tulajdonában, mekkorák az alapterületei, milyen kataszteri adatok, dokumentumok és statisztikák tartoznak hozzá.
Innentől az őszinte kérdés az, hogy a többi feladat közül melyeket végzi jelenleg kézzel. Ha vannak bérletei és felmondási idői, vegye hozzá a bérlemények és szerződések modult. Ha szállítói számlát kap, és azt fel kell osztania a lakók között, vegye hozzá a továbbszámlázást – ez a termék legmélyebb része, és ez spórolja a legtöbb munkaórát. Ha a számláinak egy számlázó platformra és a főkönyvbe kell megérkezniük, vegye hozzá a könyvelési és számlázási integrációt.
A modulok később is hozzáadhatók, migráció nélkül, mert nincs mit migrálni. A rekordok már ott vannak; a modul egyszerűen elkezdi használni őket.
Ha nem biztos abban, melyik kombináció illik az Ön helyzetéhez, az alkalmazási területek oldalai tipikus felállásokat írnak le – a néhány egységet kezelő magánbérbeadótól az idegen portfóliókat kezelő ingatlankezelőig.
Kapcsolódó oldalak
A kérdések, amelyek általában ezután következnek
A modultérkép arra válaszol, mit tud a szoftver. Ezek az oldalak arra, hogyan üzemeltethető, hogyan kapcsolódik más rendszerekhez, és mi védi.
Csomagok, keretek és modulárak
A Standard és az Extended csomag keretei felhasználókra, ingatlanokra, egységekre, helyiségekre és dokumentumtárra, az Extended csomagon túli túlhasználati díjak, a négy választható modul és a bevezetési csomag.
Private Cloud bevezetés
Dedikált, együgyfeles bevezetés egy EU-s adatközpontban, önálló mentési és feladatátvételi infrastruktúrával, a saját irodájába tükrözött mentésekkel, 24/7 felügyelettel, SLA-val és white label megjelenéssel.
Adatbiztonság és adatvédelem
Hogyan működik a gyakorlatban a Workspace-szintű elkülönítés, a fiókonkénti hatókör, a szerepkörök, a felügyelt hozzáférés és a naplózás, és hol találhatók valójában a dokumentumai és az adatbázisa.
Integrációk
Számlázóplatform-integráció bizonylattípusokkal, számlaszám-tartományokkal és pénzforgalmi áfa-elszámolással, könyvelési csatoló GraphQL felett, ügyféloldali SSL-tanúsítvánnyal, valamint az, hogyan kerülnek be új integrációk.
Kérdések
Amit a modulválasztás előtt kérdezni szoktak
Az ingatlankezelő szoftver mely részei vannak benne az árban, és melyek a fizetős modulok?
A portfóliókezelés az alap, és a Standard és az Extended csomag egyaránt tartalmazza. Négy választható modul havi átalánydíjas, a közzétett modulár szerint: bérlemények és szerződések, továbbszámlázás és költségfelosztás, könyvelési és számlázási integráció, valamint beruházási és üzleti elemzések. A létesítménygazdálkodás elérhető, de nem szerepel a közzétett modulárlistán – a hatóköréről és az áráról kérdezzen minket. Minden ár áfa nélkül értendő.
Kezdhetem egyetlen modullal, és bővíthetem később?
Igen. A modulok ugyanazokat a rekordokat olvassák, amelyeket az alap már tárol, így egy modul hozzáadása kapcsolókérdés, nem adatmigráció. Az alapterületek és a dokumentumok kezelésére felvett portfólió azonnal használható szerződésekhez, és a már leírt egységek pontosan azok az egységek, amelyekre egy felosztási kulcs szétosztja a szállítói számlát.
A modulok osztoznak az adatokon, vagy kétszer kell felvinnem egy egységet?
Osztoznak rajtuk. Egy ingatlanegységet egyszer kell felvinni, a helyiségeivel, alapterületeivel és kataszteri adataival együtt. A szerződésmodul szerződést kapcsol ehhez az egységhez, a közműmodul almérőket rendel hozzá, a pénzügyi modul rá hivatkozó számlákat állít ki, a kimutatások pedig ábrázolják. Elég egyszer módosítani az alapterületet, és minden ráépülő szám követi.
Mit állít elő valójában a közüzemi továbbszámlázás modul?
Közműtípus és továbbszámlázási mód szerint csoportosított továbbszámlázási tételeket, amelyeket konfigurálható felosztási kulcs oszt szét: alapterület szerint, személyek szerint, egységek szerint, fogyasztási hányad szerint vagy egyedi képlettel. A kiállítás előtt számlaelőnézet, majd kötegelt kiállítás következik, végül egy arculatos, ügyfelenkénti elszámolólap PDF-ben, amely megmutatja, melyik szám hogyan állt elő.
Ez egy CRM vagy egy ingatlanhirdetési portál?
Nem. Ez ügyviteli háttérrendszer a már meglévő vagy kezelt épületek adminisztrálására. Nincs benne értékesítési folyamat, hirdetésfeladás és marketingoldal-készítő. A hatókör a nyilvántartás, a szerződések, a mérés és a költségfelosztás, a műszaki eszközök, valamint a számlázásnak és a könyvelésnek való átadás.
Dolgozhat több bérbeadó cég egyetlen fiókon belül?
Igen. Egy fiók több jogi személyt tarthat, így a szerződések és a számlák azok között a cégek között oszlanak meg, amelyekhez ténylegesen tartoznak, az árbevétel-idővonalak pedig jogi személy, ingatlancsoport vagy mindkettő szerint csoportosíthatók. A bejelentkezés Workspace ID-hez kötött, ami elkülönítve tartja az egyes ügyfelek adatait.
Következő lépés
Válassza azt a modult, amelyik a most kézzel végzett munkájának felel meg
Kezdje a nyilvántartással, majd vegye hozzá a szerződéseket, a továbbszámlázást, a létesítménygazdálkodást vagy a pénzügyet, ahogy az igény felmerül. Ha inkább előbb a saját portfóliója alapján beszélné át, írja meg, hány ingatlant és egységet kezel.