Facility-Management-Modul
Facility-Management-Software für Immobilieneigentümer
Ein typisiertes Anlagenkataster, das an denselben Gebäuden hängt wie Ihre Verträge und Ihre Zähler. Siebenundzwanzig Anlagenarten, von der Heizungsanlage bis zum Blitzschutz, mit Dokumenten, Verknüpfungen und Preislisten der Handwerksbetriebe.
- 27 typisierte Anlagenarten, jede mit eigenem technischen Parameterblatt
- Anlagen hängen an denselben Objekten wie Ihre Einheiten, Verträge und Zähler
- Servicepartner führen vereinbarte Preislisten mit Intervall- und MwSt.-Behandlung
- Dokumente, Fotos und Gewährleistungsfristen je Anlage gespeichert
Warum es hierher gehört
Ein Anlagenkataster nützt erst, wenn es am Gebäude hängt
Die meisten Verzeichnisse technischer Anlagen beginnen als Tabellenkalkulation. Das trägt, bis jemand fragt, welcher Kessel die Einheiten im Nordflügel versorgt, oder in welchem Gebäude der Aufzug steht, dessen Gewerbeeinheit im Erdgeschoss zur Verlängerung ansteht, oder ob die Wärmepumpe auf der Rechnung, die Sie gerade umlegen wollen, dieselbe ist, die der Handwerksbetrieb im März gewartet hat. Spätestens dann ist die Tabelle eine eigene Welt und jede Antwort Handarbeit.
In diesem Produkt wird eine Anlage einem Objekt in der Portfoliohierarchie zugeordnet, die Sie ohnehin pflegen: Objektgruppe, Objekt, Nutzungseinheit, Räume und Gemeinschaftsflächen. Der Objektdatensatz ist das Rückgrat. Daran hängen die Verträge, daran hängen Zähler und Verbrauchsstellen, und daran hängen auch die technischen Anlagen.
Eine Anlage kann zusätzlich optional mit einer Verbrauchsstelle auf der Versorgungsseite verknüpft sein. Eine Heizungsanlage ist zugleich Wartungsobjekt und gemessener Verbrauchspunkt; steht beides auf demselben Datensatz, sehen die Person, die den Zähler abliest, und die Person, die den Servicepartner anruft, dieselbe Anlage.
Alles ist Ihrem Konto zugeordnet, wie im übrigen System auch. Eine Anlage kann kein Objekt, keine übergeordnete Anlage und keine Verbrauchsstelle aus einem anderen Workspace referenzieren.
Der Datensatz selbst
Was das Kataster zu jeder technischen Anlage führt
Jede Anlage trägt denselben administrativen Kern, dazu die technischen Parameter, die nur für ihre Anlagenart sinnvoll sind.
Identität und Herkunft
Bezeichnung, Hersteller, Seriennummer, Baujahr und Einbaudatum. Ende der Gewährleistungsfrist, erwartete Nutzungsdauer in Jahren, Kritikalität und Freitextnotizen für alles, was in kein Feld passt.
Typspezifische technische Parameter
Jede Anlagenart bringt ihr eigenes Parameterblatt mit. Eine Heizungsanlage erfasst Aufstellungsart, Brennstoffart, Warmwasserbetrieb, Leistung in kW, Betriebs- und Ausdehnungsgefäßdruck, Gasanschlussgröße sowie Abgas- und Zuluftdurchmesser.
Sinnvolle Vorgaben beim Anlegen
Neue Anlagen werden mit den typischen Werten ihrer Anlagenart vorbelegt. Eine Gas-Wandtherme startet damit mit plausiblen Zahlen, die Sie korrigieren, statt mit einem leeren Formular, das Sie Feld für Feld recherchieren müssen.
Wiederbeschaffungswert als Grundlage
Ein geschätzter Neuwert mit Währung, dazu ein Sanierungskostenfaktor, der ausdrückt, welchen Anteil am Neuwert eine Sanierung ausmacht. Die Vorgaben unterscheiden sich je Anlagenart, denn die Sanierung eines Aufzugs und die eines Kessels sind nicht vergleichbar.
Dokumente und Bilder je Anlage
Inbetriebnahmeprotokolle, Prüfbescheinigungen, Handbücher, Gewährleistungsunterlagen und Fotos hängen an der Anlage selbst, im selben S3-gestützten Dokumentenspeicher, der im gesamten Portfolio genutzt wird.
Komponenten innerhalb von Anlagen
Anlagen lassen sich schachteln. Eine Heizungsanlage kann ihre eigenen Komponenten als untergeordnete Anlagen führen, mit Schutz gegen Zyklen, sodass ein Datensatz nie sein eigener Vorfahre werden kann. Wird eine übergeordnete Anlage gelöscht, bleiben die untergeordneten bestehen.
Abdeckung
Alle Anlagenarten im Kataster
Siebenundzwanzig typisierte Anlagenarten, gruppiert so, wie ein technischer Leiter sie gruppieren würde. Jede ist ein eigener Datensatztyp und kein Textfeld, das Sie immer gleich schreiben müssen.
- Maschinentechnik und HLK — Heizungsanlage, Lüftungsanlage, Klimaanlage, Wärmepumpe, Warmwasserbereiter, Sanitärinstallation. In dieser Gruppe liegen in den meisten Wohngebäuden die schwersten Wartungspflichten.
- Messtechnik und Wasseraufbereitung — Thermostat, Wasserfilter, Wasserenthärter. Kleine Geräte, meist an einer größeren Anlage hängend, und meist die, zu denen im Störungsfall niemand die Unterlagen findet.
- Elektro und Energie — Elektroanlage, Notstromaggregat, Solarthermieanlage, Photovoltaikanlage. Erzeugungsanlagen gehören ins Kataster, auch wenn ihr Ertrag auf die Versorgungsseite des Portfolios zurückfließt.
- Förder- und Zutrittstechnik — Aufzug, Tor. Beide tragen in der Regel gesetzliche Prüfintervalle und einen benannten Servicepartner — genau dafür sind die Partner- und Dokumentendatensätze da.
- Brand- und Sicherheitstechnik — Brandschutzanlage, Rauchmeldeanlage, Blitzschutz, Videoüberwachungsanlage, Zutrittskontrollanlage, Gegensprechanlage. Die Gruppe, in der Bescheinigungen und Prüftermine am meisten wiegen.
- Gebäudehülle und Struktur — Dach, Fassade, Dämmung. Langlebig, teuer, selten zentral dokumentiert. Werden sie mit Baujahr und Wiederbeschaffungswert erfasst, wird die langfristige Planung begründbar statt geraten.
- Außenanlagen — Grünfläche, Spielplatz, Parkfläche. Objekte im Freien, die wiederkehrende Kosten für Handwerksbetriebe verursachen und, bei Spielplätzen, wiederkehrende Prüfpflichten.
Beziehungen
Anlagenverknüpfungen: was was versorgt
Technische Anlagen stehen nie für sich. Eine Heizungsanlage ist mit einem Warmwasserspeicher, einem Thermostat und einem Wasserenthärter verbunden. Eine Photovoltaikanlage ist mit der Elektroanlage verbunden, die sie speist. Das sind keine Über- und Unterordnungen, sondern gleichrangige Anlagen, die voneinander abhängen. Geht dieses Wissen verloren, wird aus einer Störung ein Nachmittag Gebäudebegehung.
Das Kataster bildet das ausdrücklich ab. Jede Anlage kann mit jeder anderen Anlage desselben Kontos verknüpft werden, in einem Netz, das getrennt von der Komponentenhierarchie besteht. Verknüpfungen gelten in beide Richtungen: Öffnen Sie den Wasserenthärter, sehen Sie den Kessel, den er schützt; öffnen Sie den Kessel, sehen Sie den Wasserenthärter.
Selbstverknüpfungen und Dubletten werden abgewiesen, und eine Verknüpfung kann keine Workspace-Grenze überschreiten. Das Ergebnis ist ein kleiner, ehrlicher Graph der technischen Wirklichkeit eines Gebäudes, der beim Erfassen der Anlagen entsteht und nicht in einem eigenen Modellierungsprojekt.
Handwerksbetriebe
Servicepartner und die Preise, die Sie tatsächlich vereinbart haben
Das Kataster führt die Wartungsbetriebe direkt neben den Anlagen, die sie betreuen — mit den Sätzen aus dem Rahmenvertrag statt mit denen der letzten Rechnung.
Partnerdatensätze
Name, Ansprechpartner, Telefon, E-Mail, Geschäftszeiten, ein Kennzeichen für Notdienst und Notizen. Dokumente und Bilder hängen am Partner, sodass der unterschriebene Rahmenvertrag dort liegt, wo Sie die Telefonnummer suchen.
Zehn Leistungskategorien
Heizung, Dach, Sanitär, Elektro, Aufzug, Brandschutz, Reinigung, Gartenpflege, Winterdienst und Allgemein. Ein Partner kann mehrere abdecken, sodass ein einziger Datensatz zugleich Ihr Sanitär- und Ihr Heizungsbetrieb sein kann.
Vereinbarte Preislisten
Mehrere Preise je Partner, jeweils mit Leistungskategorie, Betrag und Währung, einem Kennzeichen für enthaltene MwSt., einem Gültig-ab-Datum und einer freien Beschreibung. Alte Sätze bleiben mit ihren Gültigkeitsdaten erhalten.
Intervallnormierung
Preise tragen eine Intervalleinheit und eine Anzahl, standardmäßig pro Stunde, nach demselben Normierungsansatz wie die Preispositionen der Miete. Ein Stundensatz und eine Pauschale je Einsatz bleiben so vergleichbar.
Auf einen Blick
Das Facility-Management-Modul in Zahlen
Der Umfang, klar benannt
Was dieses Modul heute noch nicht leistet
Dies ist der jüngste Teil des Produkts und er wächst weiter. Es ist ein Kataster und ein Verzeichnis der Handwerksbetriebe, keine Plattform für den Wartungsbetrieb. Was Sie hier nicht finden, steht im Folgenden, damit Sie es an Ihrem tatsächlichen Bedarf messen können.
- Kein Ticketsystem und kein Auftragsworkflow — Es gibt keine Warteschlange für Störungsmeldungen, keinen Lebenszyklus für Arbeitsaufträge, keine Zuweisung und kein Statusboard. Wenn Ihr Arbeitstag von Tickets bestimmt wird, ersetzt dieses Modul dieses Werkzeug heute nicht.
- Keine mobile App und kein Offlinebetrieb — Das gesamte Produkt läuft im Browser. Es gibt keine native App und keinen Offline-Begehungsmodus, um eine Heizzentrale ohne Verbindung aufzunehmen. Für Zählerstände gibt es allerdings Masken zur Sammelablesung, die für den Gang durch das Gebäude gebaut sind.
- Keine automatische Wartungsplanung — Prüftermine, Gewährleistungsfristen und erwartete Nutzungsdauern lassen sich an der Anlage erfassen, das Modul verschickt dazu aber noch keine Erinnerungen. Automatische E-Mail-Erinnerungen gibt es heute nur für Vertragsfristen.
- Keine Gebäudeleittechnik und keine IoT-Anbindung — Anlagen werden von Menschen erfasst und gepflegt. Es gibt keine Übernahme von Telemetriedaten, keinen Live-Anlagenstatus und keine Verbindung zu einer Gebäudeleittechnik. Verbrauchsdaten gelangen über Ablesungen ins System.
- Keine Ersatzteilverwaltung — Das Kataster erfasst die verbauten Anlagen, ihre Dokumente und die Partner, die sie warten. Lagerbestände, Ersatzteilkataloge und Beschaffung gehören nicht dazu.
Das Facility-Management-Modul ist ab sofort verfügbar und wird aktiv weiterentwickelt. Wenn eine der oben genannten Funktionen für Sie zwingend erforderlich ist, sagen Sie es vor dem Kauf und nicht danach; wir sagen Ihnen klar, ob sie auf der Roadmap steht oder nicht.
Erste Schritte
Wie ein Anlagenkataster in der Praxis entsteht
Niemand dokumentiert ein Portfolio in einem Zug. Das Kataster ist so gebaut, dass es schon nützt, während es noch unvollständig ist.
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Mit den vorhandenen Gebäuden beginnen
Die Objekte liegen aus der Immobilienverwaltung bereits im System. Anlagen hängen direkt daran, es gibt also keine separate Standortliste, die angelegt und synchron gehalten werden müsste.
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Zuerst die Technikräume erfassen
Heizung, Warmwasserbereitung, Aufzüge und Elektroanlagen tragen die gesetzlichen Pflichten und die größten Rechnungen. Wer damit beginnt, hat lange vor der Erfassung der Spielplätze ein nützliches Kataster.
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Unterlagen anhängen, sobald sie auftauchen
Inbetriebnahmeprotokolle, Prüfbescheinigungen und Handbücher gehören an die Anlage, sobald sie im Postfach liegen, und nicht in einen gemeinsamen Ordner, den niemand durchsuchen kann.
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Partner mit ihren vereinbarten Sätzen erfassen
Jeden Handwerksbetrieb einmal anlegen, die abgedeckten Kategorien ankreuzen und die Sätze aus dem Rahmenvertrag hinterlegen. Rechnungen lassen sich dann gegen etwas Schriftliches prüfen.
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Anlagen verknüpfen, die voneinander abhängen
Verknüpfen Sie die Geräte, während Sie sie erfassen: Kessel mit Speicher, Speicher mit Wasserenthärter, Photovoltaikanlage mit Elektroanlage. Der Graph wächst aus der normalen Erfassung und nicht aus einem Modellierungsprojekt.
Fragen
Gefragt, bevor das Modul in die engere Wahl kommt
Was ist Facility-Management-Software für Immobilieneigentümer?
Es ist Software, die die technischen Anlagen in Ihren Gebäuden erfasst — Heizungsanlagen, Aufzüge, Dächer, Brandschutzanlagen — zusammen mit ihren Dokumenten, technischen Parametern und den Betrieben, die sie warten. In diesem Produkt liegt das Kataster auf denselben Objektdatensätzen wie Ihre Einheiten, Verträge und Zähler, sodass Anlagen, Mietverhältnisse und Verbrauchsdaten dasselbe Gebäude als Rückgrat haben.
Welche Anlagenarten kann das Kataster führen?
Siebenundzwanzig typisierte Anlagenarten: Aufzug, Heizungsanlage, Wärmepumpe, Photovoltaikanlage, Solarthermieanlage, Klimaanlage, Lüftungsanlage, Sanitärinstallation, Elektroanlage, Brandschutzanlage, Rauchmeldeanlage, Videoüberwachungsanlage, Zutrittskontrollanlage, Gegensprechanlage, Tor, Dach, Fassade, Dämmung, Blitzschutz, Spielplatz, Grünfläche, Parkfläche, Thermostat, Warmwasserbereiter, Wasserfilter, Wasserenthärter und Notstromaggregat. Jede Anlagenart bringt ihre eigenen technischen Parameter mit.
Enthält das Facility-Management-Modul ein Ticketsystem?
Nein. Es gibt keine Auftragswarteschlange, keinen Ablauf für Störungsmeldungen und kein Statusboard, und es gibt weder eine mobile App noch einen Offlinebetrieb. Das Modul ist ein Kataster technischer Anlagen, ein Dokumentenspeicher und ein Verzeichnis der Servicepartner mit vereinbarten Preislisten. Es ist der jüngste Bereich des Produkts und wird erweitert; fragen Sie uns, was gerade in Arbeit ist.
Lässt sich eine Anlage mit einem Zähler oder einer Verbrauchsstelle verknüpfen?
Ja. Eine Anlage kann optional mit einer Verbrauchsstelle im Modul Nebenkosten & Kostenumlage verknüpft werden, denn eine Heizungsanlage ist zugleich Wartungsobjekt und gemessener Verbrauchspunkt. Diese Verknüpfung sorgt dafür, dass der Datensatz für die Wartung und der Datensatz für die Weiterberechnung auf dieselbe physische Anlage zeigen.
Wie werden die Preise der Handwerksbetriebe erfasst?
Zu jedem Servicepartner gehört eine Preisliste. Ein Preis hat eine Leistungskategorie, einen Betrag und eine Währung, ein Kennzeichen für enthaltene MwSt., ein Gültig-ab-Datum, eine Beschreibung und ein Preisintervall — ein Betrag pro Stunde, pro mehrere Stunden oder pro beliebige andere Intervalleinheit. Abgelöste Sätze bleiben mit ihren Gültigkeitsdaten für den späteren Vergleich erhalten.
Ist Facility Management im Basistarif enthalten?
Die Immobilienverwaltung ist in jedem Tarif enthalten. Facility Management ist ein eigenes Modul. Die Tarifgrenzen für Benutzer, Objekte, Nutzungseinheiten, Räume und Dokumentenspeicher stehen auf der Preisseite; zur aktuellen Modulregelung und zu den Kosten neben Ihrem Tarif sprechen Sie uns bitte direkt an, statt es aus der Tabelle abzuleiten.
Nächster Schritt
Die Anlagen dorthin bringen, wo die Gebäude schon sind
Wenn Ihr Portfolio hier bereits erfasst ist, ist das Anlagenkataster der kürzeste Weg von „jemand weiß etwas über diesen Kessel“ zu „der Objektdatensatz weiß etwas über diesen Kessel“. Sagen Sie uns, was Sie erfassen müssen, und wir sagen Ihnen, ob das Modul es heute abdeckt.