Konfigurationen nach Profil
Anwendungsfälle der Software für die Immobilienverwaltung, nach Portfoliotyp
Dasselbe System trägt ein Familienportfolio mit elf Wohnungen und eine Hausverwaltung mit vierzig Objekten. Unterschiedlich ist nur, welche Module zugeschaltet sind und wer was sehen darf.
- Eine Datenstruktur: Objektgruppe, Objekt, Nutzungseinheit, Raum oder Gemeinschaftsfläche
- Module werden separat zu einem veröffentlichten Pauschalpreis pro Monat berechnet — Sie betreiben nur, was Sie nutzen
- Mehrere Rechtsträger je Konto, damit Verträge bei der Gesellschaft bleiben, die sie unterschrieben hat
- Oberfläche auf Englisch, Deutsch und Rumänisch
Profile
Fünf Profile, für die wir entwickeln
Jede der folgenden Seiten beschreibt dieselbe Software aus einer Perspektive: was erfasst wird, welche Module üblicherweise zugeschaltet sind und was Ihnen die Konfiguration erspart. Beginnen Sie mit der Seite, die Ihrem Arbeitsalltag am nächsten kommt.
Private Vermieter und Familiengesellschaften
Eine bis fünfzig Einheiten, privat gehalten oder über eine Familiengesellschaft. Die Tabellenkalkulation trägt — bis zu dem Jahr, in dem eine Nebenkostenabrechnung fällig wird und sich die Zählerstände des Vorjahres nicht mehr rekonstruieren lassen.
Hausverwaltungen
Verwalter, die Gebäude betreuen, die ihnen nicht gehören. Mehrere Vermietergesellschaften, mehrere Eigentümer, denen berichtet wird, und die dauerhafte Anforderung, für jede Zahl auf einem Kundendokument die Herleitung zu zeigen.
Gewerbe und gemischte Nutzung
Gewerbeeinheiten, Lagereinheiten und Wohnungen in einem Gebäude, jeweils mit eigenen Vertragslaufzeiten, Preisintervallen und Umlagegrundlagen. Die Unterzählung wiegt hier meist schwerer als irgendwo sonst.
Wohnungsgenossenschaften und Wohnungseigentümergemeinschaften (WEG)
Gemeinsam genutzte Innenhöfe, Treppenhäuser, Dächer und Heizungsanlagen, die gemeinschaftlich bezahlt und auf die Mitglieder umgelegt werden. Die Arbeit steckt im Umlageschlüssel, in der Dokumentation und in der Jahresabrechnung.
Abrechnungsdienstleister
Organisationen, deren Produkt die Weiterberechnung selbst ist. Hinein gehen Lieferantenrechnungen, dazwischen liegen Verbrauchsstellen und Unterzähler, heraus kommen Abrechnungsblätter je Kunde und ausgestellte Rechnungen.
Modulkonfiguration
Welche Module ein Profil üblicherweise nutzt
Das ist die Konfiguration, die wir je Profil am häufigsten sehen — keine Einschränkung. Jedes Modul lässt sich zu jedem Konto hinzubuchen, und die Immobilienverwaltung als Kern ist immer enthalten.
| Profil | Vermietung & Verträge | Nebenkosten & Kostenumlage | Buchhaltung & Rechnungsintegration | Investitions- & Betriebsanalysen |
|---|---|---|---|---|
| Private Vermieter und Familiengesellschaften | Meistens | Oft, für die Nebenkostenabrechnung | Selten | Manchmal |
| Hausverwaltungen | Immer | Meistens | Oft | Manchmal |
| Gewerbe und gemischte Nutzung | Immer | Meistens, mit Unterzählern | Oft | Meistens |
| Wohnungsgenossenschaften und WEGs | Manchmal | Immer | Manchmal | Selten |
| Abrechnungsdienstleister | Manchmal | Immer | Meistens | Selten |
Das Facility Management steht jedem Profil als Anlagenkataster mit Servicepartnern und Preislisten zur Verfügung. Ein Ticketsystem und eine mobile App gibt es nicht.
Modulpreise
Was die einzelnen Module kosten
Ein Profil ist eine Auswahl aus dieser Liste. Jedes Modul arbeitet auf demselben Objektdatensatz darunter; ein Modul später zuzuschalten bedeutet deshalb nie, etwas ein zweites Mal zu erfassen.
Vermietung & Verträge
Mietverträge, Leihverträge, Mieter und Erinnerungen an Fristen.
Nebenkosten & Kostenumlage
Zähler, Lieferantenrechnungen, Umlageschlüssel und Umlagerechnungen.
Buchhaltung & Rechnungsintegration
Belege auf Ihrer Rechnungsplattform ausstellen und in die Buchhaltung übernehmen.
Investitions- & Betriebsanalysen
Umsatzverläufe, Verbrauchsauswertungen und Investitionsrechnungen.
Facility Management
Anlagenkataster, Anlagenverknüpfungen und Servicepartner.
Module werden unabhängig voneinander zugeschaltet und lassen sich jederzeit zu jedem Konto hinzubuchen. Die Inklusivkontingente der Tarife und die Preise, die darüber hinaus je Position gelten, stehen auf der Preisseite.
Immer enthalten
Was in jeder Konfiguration enthalten ist
Das sind Eigenschaften der Plattform. Sie gelten unabhängig davon, welche Module Sie nutzen und zu welchem Profil Sie gehören.
- Anmeldung mit Workspace-ID — für die Anmeldung sind eine Workspace-ID, eine E-Mail-Adresse und ein Passwort nötig. Zugangsdaten gelten nur innerhalb ihres eigenen Workspace, sodass zwei Kunden dieselbe E-Mail-Domain nutzen können, ohne sich zu überschneiden
- Rollen und Nur-Lese-Zugriff — Administration, Aufsicht, Nur-Lese-Zugriff und eine Support-Rolle. Der Nur-Lese-Zugriff ist die übliche Antwort für einen Eigentümer, einen Buchhalter oder einen Prüfer, der die Zahlen braucht, sie aber nicht ändern darf
- Eigenes Erscheinungsbild auf Dokumenten — Logo, Farbschema und Schriftgrößen werden je Konto festgelegt und auf erzeugte PDFs angewendet. White Labelling gibt es beim Betrieb in der Private Cloud
- Eigener SMTP-Server je Konto — der ausgehende E-Mail-Versand kann über Ihren eigenen Server laufen, sodass Erinnerungen und Abrechnungen die Mieter von der Domain des Vermieters erreichen und nicht von einer Plattformadresse
- Drei Oberflächensprachen — Englisch, Deutsch und Rumänisch. Nützlich, wenn der Buchhalter, der Hausmeister und der Eigentümer keine gemeinsame Arbeitssprache haben
- Dokumente und Kommentare im Änderungsprotokoll — Dokumente und Anhänge lassen sich mit jedem Datensatz verknüpfen, gespeichert auf S3. Datensätze tragen Kommentare im Änderungsprotokoll, sodass eine vor zwei Jahren getroffene Entscheidung heute noch nachvollziehbar ist
Der Weg dorthin
Wie eine Konfiguration tatsächlich eingerichtet wird
Die Reihenfolge zählt. Jeder Schritt setzt auf dem vorherigen auf — deshalb kostet ein nachlässig erfasstes Verzeichnis Sie bei der Weiterberechnung doppelt.
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Das Verzeichnis aufbauen
Objektgruppen, Objekte, Einheiten, Räume und Gemeinschaftsflächen, mit Flächen, Katasterdaten und Dokumenten. Dieser Schritt entscheidet darüber, wie gut jede spätere Zahl ist.
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Personen und Verträge zuordnen
Kunden, Mietverträge, Leihverträge und Preispositionen. Verträge werden dem Rechtsträger zugeordnet, der sie unterschrieben hat; damit bleibt die Auswertung je Gesellschaft sauber.
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Zähler und Versorger erfassen
Verbrauchsstellen, Versorgungsverträge, Preislisten, Zähler und Unterzähler. Die Anfangszählerstände werden einmal erfasst; danach erfolgt die Ablesung Gebäude für Gebäude.
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Umlageschlüssel festlegen
Nach Fläche, nach Personen, nach Einheiten, nach Verbrauchsanteil oder über eine eigene Formel, die die Formel-Engine auswertet. Einmal festgeschrieben, danach auf jeden Zeitraum angewendet.
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Rechnungsstellung und Buchhaltung anbinden
Eine Rechnungsplattform für das Ausstellen der Belege, einschließlich Nummernkreisen und Ist-Versteuerung, sowie eine Buchhaltungsschnittstelle über GraphQL mit Authentifizierung per Client-Zertifikat.
Umfang
Wenn keines der fünf Profile passt
Das sagen wir lieber hier auf der Übersichtsseite als nach einer Demo. Dies ist eine Verwaltungssoftware für die Bewirtschaftung von Gebäuden. Es ist kein CRM, kein Immobilienportal und kein Marketingwerkzeug. Es gibt keine Vertriebspipeline für Vermietungen, keinen Besichtigungskalender und keine Bewertung von Interessenten.
Ebenso wenig gibt es ein Mieterportal zur Selbstbedienung oder eine mobile App. Zählerstände werden auf Masken für die Sammelablesung erfasst, die für einen Laptop auf dem Gang durch das Gebäude gebaut sind — nicht für ein Telefon im Heizungskeller.
Wenn Ihr Problem darin besteht, Mieter zu finden, passt ein anderes Produkt besser. Wenn Ihr Problem darin besteht, dass Sie sie gefunden und die Verträge geschlossen haben und nun vierzig Personen eine belastbare Nebenkostenabrechnung schulden, ist das hier die richtige Kategorie — und eines der fünf Profile oben kommt Ihrer Lage nahe genug.
Nächster Schritt
Wählen Sie das Profil, das zu Ihrem Portfolio passt
Jede Seite sagt klar, was die Konfiguration leistet, was sie kostet und wo ihre Grenzen liegen. Wenn Sie zwischen zwei Profilen stehen, lesen Sie beide — die Überschneidung ist groß.
Fragen
Die Wahl zwischen den Profilen
Welcher Anwendungsfall gilt, wenn ich Gebäude besitze und zugleich für andere verwalte?
Lesen Sie zuerst die Seite für Hausverwaltungen. Besitzen und Verwalten ist die Obermenge des reinen Verwaltens: Sie brauchen in beiden Fällen mehrere Rechtsträger, rollenbasierten Zugriff und Dokumente für Kunden. Gebäude in Ihrem eigenen Bestand liegen im selben Workspace unter ihrem eigenen Rechtsträger, sodass sich Umsatzauswertungen nach Objektgruppe, nach Rechtsträger oder nach beidem gruppieren lassen.
Muss ich alle Module kaufen?
Nein. Die Immobilienverwaltung ist der Kern und immer enthalten. Vermietung & Verträge, Nebenkosten & Kostenumlage, Buchhaltung & Rechnungsintegration sowie Investitions- & Betriebsanalysen werden jeweils separat berechnet und unabhängig voneinander zugeschaltet. Die meisten Konten beginnen mit dem Kern und einem Modul und nehmen das zweite nach dem ersten Abrechnungszeitraum dazu.
Können mehrere Vermietergesellschaften ein Konto gemeinsam nutzen?
Ja. Ein Konto kann mehrere Rechtsträger führen, und jeder Vertrag wird dem Rechtsträger zugeordnet, der ihn unterschrieben hat. Umsatzverläufe lassen sich anschließend nach Rechtsträger, nach Objektgruppe oder nach beidem zugleich gruppieren. Die Trennung der Daten verschiedener Kunden erfolgt auf einer anderen Ebene — über die Workspace-ID, mit der die Anmeldung erfolgt.
Wie viele Einheiten kann ein Konto führen?
Die Tarife Standard und Extended veröffentlichen jeweils eigene Inklusivkontingente für Objekte, Nutzungseinheiten sowie Räume und Gemeinschaftsflächen. Oberhalb von Extended werden zusätzliche Objekte, Einheiten, Flächen und Speicher zu veröffentlichten Monatspreisen je Position berechnet, statt einen Tarifwechsel zu erzwingen. Die aktuellen Kontingente und Preise stehen auf der Preisseite.
Gibt es einen Anwendungsfall für ein Portfolio aus drei Wohnungen?
Manchmal, aber seien Sie zuerst ehrlich zu sich selbst. Wenn drei Mietverhältnisse, drei Zähler und eine Heizkostenrechnung bequem in eine Tabellenkalkulation passen, der Sie ohnehin vertrauen, bleiben Sie bei der Tabelle. Die Seite für private Vermieter benennt die konkreten Momente — die erste Nebenkostenabrechnung, eine versäumte Kündigungsfrist, ein Gebäude mit Unterzählern —, ab denen sich ein System zu rechnen beginnt.
Beginnen Sie beim Profil, nicht bei der Funktionsliste
Die Auswahl nach Profil dauert zehn Minuten und sagt Ihnen, was das System Sie pro Monat kosten würde. Die Auswahl nach Funktionsliste dauert einen Nachmittag und endet meistens an derselben Stelle.